本文内容：
平台结构
1.1 组织和计费设置
1.2 人员和访问权限管理
1.3 差旅运营和管理
组织和计费设置
2.1 公司实体和发票配置文件
2.2 付款方式和财务工作流程
2.3 汇总发票表
人员和访问权限管理
3.1 使用群组组织团队成员
3.2 添加用户和分配角色
差旅运营和管理
4.1 最低逻辑票价 (LLF) 和企业票价费率
4.2 差旅政策
4.3 审批流程
欢迎使用 TruTrip。本指南将帮助您了解 TruTrip 的结构，以及如何以清晰易懂的方式设置您的帐户。
设置企业差旅管理平台起初可能会让人感到不知所措。从计费和付款到人员管理和差旅政策，许多组件都可以进行自定义，以适应贵公司的运营方式。好消息是，您无需一次性配置所有内容。
大多数团队从简单的设置开始，随着使用量的增长逐步添加更多控制功能。本文为您提供了一个清晰的起点，并向您展示下一步该怎么做。
1.平台架构
TruTrip 围绕三大核心支柱构建。了解这些支柱将有助于您决定首先设置哪些内容，以及哪些内容可以稍后设置。
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组织和计费设置
这定义了您的公司在 TruTrip 中的表示方式，以及付款、发票和报告的运作方式。正确设置此项可确保清晰的计费、准确的报告和顺畅的财务运营。 -
人员和访问管理
这定义了谁可以使用 TruTrip 以及他们被允许执行哪些操作。清晰的人员结构可确保合适的用户看到合适的选项，并且审批和策略按预期运行。 -
差旅运营与管理
这定义了差旅的预订、审批和管理方式。它整合了政策、审批、成本控制和旅客支持，以平衡合规性、成本节约和旅客体验。
成功设置完这三项后，您的团队就可以开始在 TruTrip 中管理企业差旅了。
2.组织和账单设置
如果您尚未进行设置，您可以访问https://app.trutrip.co/company/profile并更新基本信息，例如您的公司名称、徽标和颜色。
2.1.设置您的公司实体和发票配置文件
在您进行任何预订之前，设置您的实体和发票配置文件至关重要。请访问https://app.trutrip.co/v2/company/invoice-profile，并确保添加您的主要业务实体，以便正确开具发票。
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2.2. 设置您的付款方式和工作流程
如果没有付款方式，您将无法进行任何预订。请访问https://app.trutrip.co/payment-billing/payment-method - 您可以设置充值账户、添加支付卡或申请信用卡付款作为付款方式。
设置完成后，您可以将其分配给您的用户/群组，以便顺利预订。
了解更多信息，请参阅这篇帮助文章。重要文章回顾：
2.3. 设置汇总发票计划
对于付款合并和开票，汇总发票非常强大。您可以设置定期向财务团队发送汇总发票，其中包含所有交易的详细 CSV 文件。
您可以从这里进行设置：https://app.trutrip.co/company/summary-invoices
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3.人员和访问管理
该系统基于三种不同的角色运行：管理员、经理和差旅人员。在邀请所有用户之前，最好先了解如何将团队组织成不同的组和部门，并分配合适的角色。
3.1 根据组和部门组织团队成员。
尤其是在大型组织中，组是所有差旅规则的集中地。群组用于分配：
- 将正确的审批流程和正确的审批人分配给正确的人员
- 正确的差旅政策
- 简化您的付款流程
从群组页面设置您的群组：https://app.trutrip.co/people/groups
重要文章：
部门仅用于报告目的。每个人都可以被分配到一个特定的部门。在所有报告（或与外部系统的集成）中，部门名称或代码将分配给正确的用户。
3.2 添加团队成员并将其分配到组
定义好组之后，您就可以开始向平台添加用户并将他们组织到组中。
您可以先添加所有用户，如果需要，稍后再向他们发送邀请。重要文章：
4. 差旅运营和管理
最后但同样重要的是，您需要定义如何安排您的团队成员的差旅。差旅运营包含许多组成部分；我们非常乐意帮助您入门，如有任何疑问，请随时联系我们。
差旅运营包含几个核心组成部分：您的最低合理票价配置，
4.1 配置您的最低合理票价 (LLF) 和企业价格
最低合理票价 (LLF) 是 TruTrip 在成本控制和旅客灵活性之间取得平衡的一种方式。它有助于引导旅客选择经济高效的方案，同时在时间、路线或舒适度至关重要时，仍然允许合理的替代方案。
从基本层面来说，LLF 会在预订时比较可用的选项，并在存在更便宜的合理替代方案时突出显示。您可以根据公司的差旅文化来控制此比较的严格程度或灵活性。除了 LLF，您还可以添加协商好的企业酒店价格。这些价格将在搜索结果中优先显示，帮助您的旅客找到贵公司可享受的最佳优惠。
您可以先从默认的 LLF 设置开始，不使用企业价格，然后随着您对预订模式的了解，逐步优化这些设置。
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4.2 设置您的旅行政策
旅行政策定义了预订的规则和指南。它们控制着诸如舱位等级、酒店星级、提前预订要求以及某些选项是否需要批准等事项。
您可以根据需要，制定简单或详细的政策。
许多公司最初会制定一项简单的政策，随着差旅量的增长，再逐步引入更高级的规则。政策通常以团队为单位进行分配，这样不同的团队或部门可以根据需要遵循不同的规则。
精心设计的政策有助于旅客安心预订，同时让管理员能够了解并控制支出。
4.3 您的审批工作流程
审批工作流程定义了预订何时需要审批以及由谁审批。
审批流程。审批方式多种多样，从完全不审批、简单的单审批流程，到更高级的基于规则或多步骤审批，应有尽有。审批与您的团队、策略和 LLF 设置紧密相关。例如，超出策略或 LLF 阈值的预订可以自动触发审批。您可以配置审批流程，以平衡速度和控制。有些公司只批准例外情况，而有些公司则要求所有预订或特定旅行类型都需要审批。
建议您从简单的审批设置开始，并在团队开始实际预订后根据需要进行调整。
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提示：
- 使用清晰的徽标文件。透明背景的方形或横向 PNG 图片效果最佳；避免使用彩色背景的徽标。请仔细核对您的注册名称、地址和联系方式，因为这些信息将用于发票。
- 设置一个押金账户和一张银行卡。押金账户用于处理日常预订。 这张卡是您存款余额暂时不足时紧急出行的安全保障；它很少用到，但当您需要时，您会庆幸它在那里。如果您想使用信用卡，请尽早提供您的公司信息，因为承保人需要时间审核。
- 在邀请任何人之前，请先规划好您的群组。群组可以控制政策、付款方式和审批人；思考一下你的团队或实体是如何划分的，因为这将影响你下游所有环节的架构。
- 邀请链接会在 24 小时后过期。如果有人错过了链接，你可以重新发送，或者他们可以使用“忘记密码”功能获取访问权限。如果您的团队使用 Microsoft 365，请考虑设置单点登录，以彻底消除登录障碍。
- 简单易行的策略远比复杂难懂却无人遵守的策略有效得多。在初始设置阶段，不妨先采用“所有操作都需要审批”的策略——这样您在学习平台的过程中就能掌控全局，之后可以逐步放宽限制。您还可以添加一些简短的预订指南，这些指南会在预订流程中显示（例如：“国内航班飞行时间低于 3 小时，请始终选择经济舱”）。这些指南可以帮助旅客在无需联系任何人的情况下做出正确的选择。如果您还没有制定政策，请联系我们，我们将帮助您制定政策。
- 在设置高级审批之前，请确保您的分组结构正确；审批逻辑建立在分组结构之上，因此如果您的分组结构尚不合理，请暂缓执行此步骤。 准备就绪后，您可以设置多级审批流程，根据成本或行程类型逐步升级（例如，直线经理先审批，超过一定阈值后由财务部门审批）。
- 默认的 LLF 设置是一个不错的起点；它兼顾了成本和实用性，大多数公司发现它开箱即用，效果很好。如果成本控制是首要考虑因素，可以收紧设置，以便更突出地显示更便宜的选项。请注意，每个账户只有一个 LLF 配置，因此它适用于您的所有组。
- 添加每个需要单独发票的实体；它们无需具有法律关联。如果不同的团队或成本中心需要单独的发票，只需将它们添加为单独的配置文件即可。建议您尽早启用“旅客动态审批”，以便旅客可以在预订期间选择自己的发票配置文件，同时您还在确定人员分配。
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