Dalam artikel ini:
Bagaimana platform ini terstruktur
1.1 Pengaturan organisasi dan penagihan
1.2 Manajemen orang dan akses
1.3 Operasi dan tata kelola perjalanan
Pengaturan organisasi dan penagihan
2.1 Entitas perusahaan dan profil faktur
2.2 Metode pembayaran dan alur kerja keuangan
2.3 Jadwal faktur ringkasan
Manajemen orang dan akses
3.1 Mengorganisir anggota tim dengan grup
3.2 Menambahkan pengguna dan menetapkan peran
Operasi dan tata kelola perjalanan
4.1 Terendah Tarif Logis (LLF) dan tarif korporat
4.2 Kebijakan perjalanan
4.3 Alur kerja persetujuan
Selamat datang di TruTrip. Panduan ini akan membantu Anda memahami bagaimana TruTrip terstruktur dan bagaimana cara mengatur akun Anda dengan cara yang jelas dan mudah dikelola.
Menyiapkan platform manajemen perjalanan korporat mungkin terasa menakutkan pada awalnya. Ada banyak komponen yang dapat disesuaikan agar sesuai dengan cara perusahaan Anda beroperasi, mulai dari penagihan dan pembayaran hingga manajemen SDM dan kebijakan perjalanan. Kabar baiknya adalah Anda tidak perlu mengkonfigurasi semuanya sekaligus.
Sebagian besar tim memulai dengan pengaturan sederhana dan menambahkan lebih banyak kontrol seiring pertumbuhan penggunaan mereka. Artikel ini memberi Anda titik awal yang jelas dan menunjukkan ke mana harus melangkah selanjutnya.
1. Bagaimana platform ini terstruktur
TruTrip dibangun di sekitar tiga pilar inti. Memahami hal ini akan membantu Anda memutuskan apa yang harus disiapkan terlebih dahulu dan apa yang dapat ditunda.
-
Pengaturan organisasi dan penagihan
Ini mendefinisikan bagaimana perusahaan Anda diwakili di TruTrip dan bagaimana pembayaran, faktur, dan pelaporan bekerja. Melakukan hal ini dengan benar memastikan penagihan yang bersih, pelaporan yang akurat, dan operasi keuangan yang lancar. -
Manajemen orang dan akses
Ini mendefinisikan siapa yang dapat menggunakan TruTrip dan apa yang diizinkan untuk mereka lakukan. Struktur SDM yang jelas memastikan pengguna yang tepat melihat opsi yang tepat dan bahwa persetujuan dan kebijakan berfungsi sebagaimana mestinya. -
Operasi dan tata kelola perjalanan
Ini mendefinisikan bagaimana perjalanan dipesan, disetujui, dan dikelola. Ini menyatukan kebijakan, persetujuan, pengendalian biaya, dan dukungan pelancong untuk menyeimbangkan kepatuhan, penghematan, dan pengalaman pelancong.
Setelah Anda berhasil menyiapkan ketiganya, tim Anda siap untuk memulai perjalanan korporat di TruTrip.
2. Pengaturan Organisasi dan Penagihan
Jika Anda belum melakukannya, Anda dapat membuka https://app.trutrip.co/company/profile dan memperbarui informasi dasar seperti nama perusahaan, logo, dan warna.
2.1. Siapkan entitas perusahaan dan profil faktur Anda
Entitas dan profil faktur Anda sangat penting untuk disiapkan sebelum Anda dapat melakukan pemesanan apa pun. Buka https://app.trutrip.co/v2/company/invoice-profile dan pastikan untuk menambahkan entitas bisnis utama Anda untuk pembuatan faktur yang benar.
Artikel penting untuk ditinjau:
- Cara menyiapkan profil faktur Anda
- Bagaimana cara kerja penagihan multi mata uang?
- Menyesuaikan file pdf faktur Anda
2.2. Menyiapkan metode pembayaran dan alur kerja Anda
Tanpa metode pembayaran, Anda tidak akan dapat melakukan pemesanan. Buka https://app.trutrip.co/payment-billing/payment-method - Anda dapat mengatur akun deposit untuk mengisi ulang, menambahkan kartu pembayaran, atau meminta pembayaran kredit sebagai metode pembayaran.
Setelah diatur, Anda dapat menetapkannya kepada pengguna/grup Anda untuk pemesanan yang lancar.
Pelajari selengkapnya di artikel bantuan ini.Artikel penting untuk ditinjau:
- Menetapkan metode pembayaran untuk pelancong dan grup Anda
- Cara mengatur deposit sebagai metode pembayaran
2.3. Atur jadwal faktur ringkasan Anda
Untuk konsolidasi pembayaran dan pembuatan faktur, faktur ringkasan sangat ampuh. Anda pada dasarnya dapat mengatur faktur ringkasan terjadwal untuk dikirim ke tim keuangan Anda, termasuk file CSV terperinci dengan semua transaksi.
Anda dapat mengaturnya dari sini: https://app.trutrip.co/company/summary-invoices
Artikel penting untuk ditinjau:
- Bagaimana cara kerja faktur ringkasan?
- Memahami berkas faktur ringkasan
- Menggunakan Faktur Ringkasan dengan Xero melalui impor CSV
3. Manajemen Orang dan Akses
Sistem ini berjalan pada tiga peran berbeda: Admin, Manajer, dan Pelancong. Sebelum Anda mengundang semua pengguna Anda, ada baiknya untuk memahami cara mengatur tim Anda ke dalam berbagai grup, departemen, dan menetapkan peran yang tepat.
3.1 Mengatur anggota tim Anda berdasarkan grup dan departemen.
Terutama di organisasi yang lebih besar, grup adalah tempat semua aturan perjalanan disatukan.
Grup digunakan untuk menetapkan:- Alur kerja persetujuan yang tepat dan pemberi persetujuan yang tepat kepada orang yang tepat
- Kebijakan perjalanan yang benar
- Sederhanakan alur kerja pembayaran Anda
Siapkan grup Anda dari halaman grup: https://app.trutrip.co/people/groups
Artikel Penting:
Departemen hanya digunakan untuk keperluan pelaporan. Setiap orang dapat ditugaskan ke departemen tertentu.
Dalam semua laporan (atau integrasi dengan sistem eksternal), nama atau kode departemen akan diberikan kepada pengguna yang tepat.3.2 Menambahkan anggota tim dan menugaskan mereka ke grup
Setelah grup Anda ditentukan, Anda dapat mulai menambahkan pengguna ke platform dan mengorganisir mereka ke dalam grup.
Anda cukup menambahkan semua pengguna terlebih dahulu dan mengirimkan undangan kepada mereka nanti jika diperlukan.Artikel penting:
- Apa saja peran dan izin yang berbeda?
- Mengundang pengguna ke perusahaan Anda
- Menambahkan pengguna ke perusahaan Anda
- Mengedit profil anggota tim
4. Operasi dan tata kelola perjalanan
Terakhir, Anda perlu menentukan bagaimana Anda ingin anggota tim Anda memesan dan mengatur perjalanan. Operasi perjalanan terdiri dari banyak komponen; Kami dengan senang hati membantu Anda memulai, jadi jangan ragu untuk menghubungi kami jika ada pertanyaan.
Operasi perjalanan terdiri dari beberapa komponen inti: konfigurasi tarif logis terendah Anda,
4.1 Konfigurasi Tarif Logis Terendah (LLF) dan tarif perusahaan
Tarif Logis Terendah, atau LLF, adalah cara TruTrip untuk menyeimbangkan pengendalian biaya dengan fleksibilitas pelancong. Ini membantu memandu pelancong menuju opsi yang hemat biaya sambil tetap memungkinkan alternatif yang wajar ketika waktu, rute, atau kenyamanan menjadi penting. Pada tingkat dasar, LLF membandingkan opsi yang tersedia pada saat pemesanan dan menyoroti ketika ada alternatif logis yang lebih murah.
Anda dapat mengontrol seberapa ketat atau fleksibel perbandingan ini, tergantung pada budaya perjalanan perusahaan Anda.Selain LLF, Anda juga dapat menambahkan tarif hotel korporat yang telah dinegosiasikan.
Tarif ini akan diprioritaskan dalam hasil pencarian dan membantu memastikan para pelancong Anda melihat penawaran terbaik yang tersedia untuk organisasi Anda.Anda dapat memulai dengan sederhana dengan pengaturan LLF default dan tanpa tarif korporat, lalu menyempurnakannya seiring waktu saat Anda memahami pola pemesanan Anda.
Artikel penting untuk ditinjau:
- Meminta dan menambahkan Tarif Korporat Hotel
- Cara menyesuaikan pengaturan Tarif Logis Terendah (LLF) Anda
4.2 Menyiapkan kebijakan perjalanan Anda
Kebijakan perjalanan menentukan aturan dan pedoman tentang bagaimana pemesanan harus dilakukan. Kebijakan ini mengontrol hal-hal seperti kelas kabin, peringkat bintang hotel, persyaratan pemesanan di muka, dan apakah opsi tertentu memerlukan persetujuan.
Kebijakan dapat sesederhana atau sedetail yang Anda inginkan.
Banyak perusahaan memulai dengan satu kebijakan yang ringan dan kemudian memperkenalkan aturan yang lebih canggih seiring bertambahnya volume perjalanan mereka.Kebijakan biasanya ditetapkan pada tingkat grup, yang memungkinkan tim atau departemen yang berbeda untuk mengikuti aturan yang berbeda jika diperlukan.
Kebijakan yang dirancang dengan baik membantu wisatawan memesan dengan percaya diri sekaligus memberikan visibilitas dan kontrol kepada admin atas pengeluaran.
4.3 Alur kerja persetujuan Anda
Alur kerja persetujuan menentukan kapan pemesanan memerlukan persetujuan dan siapa yang perlu Setujui. Ini dapat berkisar dari tanpa persetujuan sama sekali, hingga alur persetujuan tunggal yang sederhana, hingga persetujuan berbasis aturan atau multi-langkah yang lebih canggih. Persetujuan terkait erat dengan grup, kebijakan, dan pengaturan LLF Anda. Misalnya, pemesanan yang melebihi ambang batas kebijakan atau LLF dapat secara otomatis memicu persetujuan.
Anda dapat mengkonfigurasi persetujuan untuk menyeimbangkan kecepatan dan kontrol. Beberapa perusahaan hanya menyetujui pengecualian, sementara yang lain memerlukan persetujuan untuk semua pemesanan atau jenis perjalanan tertentu.
Disarankan untuk memulai dengan pengaturan persetujuan sederhana dan menyesuaikannya sesuai kebutuhan setelah tim Anda aktif melakukan pemesanan.
Artikel penting:
- Apa saja pengaturan persetujuan yang berbeda?
- Menyiapkan persetujuan berbasis aturan
- Bagaimana alur persetujuan bekerja?
- Cara mengatur persetujuan ganda untuk pemesanan
Tips:
- Gunakan file logo yang bersih. PNG persegi atau lanskap dengan latar belakang transparan paling baik; hindari logo dengan latar belakang berwarna. Periksa kembali nama, alamat, dan informasi kontak terdaftar Anda, karena informasi ini akan digunakan pada faktur.
- Siapkan rekening deposit dan kartu. Rekening deposit menangani pemesanan harian. Kartu ini adalah jaring pengaman Anda untuk perjalanan mendesak ketika saldo deposit Anda sementara rendah; kartu ini jarang digunakan, tetapi Anda akan senang kartu ini ada ketika Anda membutuhkannya. Jika Anda ingin menggunakan kredit, bagikan detail perusahaan Anda lebih awal karena penjamin membutuhkan waktu untuk meninjau.
- Rencanakan grup Anda sebelum Anda mengundang siapa pun. Grup mengontrol polis, metode pembayaran, dan pemberi persetujuan; Pikirkan bagaimana tim atau entitas Anda terbagi, karena itu akan membentuk bagaimana Anda menyusun semuanya di hilir.
- Tautan undangan akan kedaluwarsa setelah 24 jam. Jika seseorang melewatkannya, Anda dapat mengirim ulang, atau mereka dapat menggunakan 'Lupa Kata Sandi' untuk mendapatkan akses. Jika tim Anda menggunakan Microsoft 365, pertimbangkan untuk menyiapkan single sign-on untuk menghilangkan hambatan login sepenuhnya.
- Kebijakan sederhana yang diterapkan secara konsisten jauh lebih efektif daripada kebijakan kompleks yang tidak diikuti siapa pun. Pertimbangkan untuk memulai dengan 'semuanya memerlukan persetujuan' selama fase penyiapan awal Anda — ini membuat Anda tetap memegang kendali saat Anda mempelajari platform, dan Anda dapat melonggarkannya nanti. Anda juga dapat menambahkan panduan pemesanan singkat yang muncul selama alur pemesanan (misalnya: 'Selalu pilih kelas ekonomi untuk penerbangan domestik di bawah 3 jam'). Ini membantu pelancong membuat keputusan yang tepat tanpa perlu menghubungi siapa pun. Jika Anda belum memiliki kebijakan, hubungi kami dan kami akan membantu Anda membuatnya.
- Pastikan grup Anda sudah benar sebelum mengatur persetujuan lanjutan; logika persetujuan dibangun di atas struktur grup, jadi jika grup Anda belum logis, tunda langkah ini. Setelah Anda siap, Anda dapat mengatur persetujuan multi-tahap yang meningkat berdasarkan biaya atau jenis perjalanan (misalnya, manajer lini menyetujui terlebih dahulu, kemudian bagian keuangan di atas ambang batas tertentu).
- Pengaturan LLF default adalah titik awal yang baik; pengaturan ini menyeimbangkan biaya dan kepraktisan, dan sebagian besar perusahaan merasa pengaturan ini berfungsi dengan baik tanpa perlu pengaturan tambahan. Jika pengendalian biaya menjadi prioritas, pengaturan dapat diperketat untuk menampilkan opsi yang lebih murah secara lebih menonjol. Perhatikan bahwa hanya ada satu konfigurasi LLF per akun, jadi konfigurasi ini berlaku untuk semua grup Anda.
- Tambahkan setiap entitas yang membutuhkan faktur sendiri; mereka tidak perlu memiliki hubungan hukum. Jika tim atau pusat biaya yang berbeda membutuhkan faktur terpisah, cukup tambahkan sebagai profil terpisah. Pertimbangkan untuk mengaktifkan Persetujuan Dinamis Pelancong sejak dini sehingga pelancong dapat memilih profil faktur mereka sendiri selama pemesanan saat Anda masih menentukan siapa yang pergi ke mana.
⚠️ This article has been automatically translated from English. If there are any differences or inconsistencies, please refer to the English version as the most up-to-date source.