在本文中：
平台的结构如何
1.1 组织和账单设置
1.2 人员和访问管理
1.3 旅行运营与治理
组织和账单设置
2.1 公司实体和发票档案
2.2 付款方式和财务工作流程
2.3 汇总发票时间表
人员与访问管理
3.1 组织团队成员与小组
3.2 添加用户和分配角色
旅行运营与治理
4.1 最低逻辑票价 (LLF) 和企业费率
4.2 旅行政策
4.3 审批工作流程
欢迎来到 TruTrip。本指南将帮助您了解 TruTrip 的结构以及如何以清晰和可管理的方式设置您的帐户。
建立企业差旅管理平台起初可能会让人感到望而生畏。有许多组件可以根据您公司的运营方式进行定制，从账单和支付到人员管理和差旅政策。好消息是，您不需要一次性配置所有内容。
大多数团队从简单的设置开始，随着使用量的增长逐步增加更多的控制。本文为您提供了一个清晰的起点，并指引您接下来该去哪里。
1.平台的结构如何
TruTrip 是建立在三个核心支柱之上的。了解这些将帮助您决定首先设置什么，以及什么可以等待。
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组织和账单设置
这定义了您的公司在 TruTrip 中的表现方式，以及支付、发票和报告的工作方式。确保这一点可以确保清晰的账单、准确的报告和顺畅的财务操作。 -
人员和访问管理
这定义了谁可以使用 TruTrip 以及他们被允许做什么。清晰的人员结构确保正确的用户看到正确的选项，并且审批和政策按预期工作。 -
旅行运营与治理
这定义了旅行是如何预订、批准和管理的。它将政策、批准、成本控制和旅行者支持结合在一起，以平衡合规性、节省和旅行者体验。
一旦您成功设置了所有三个，您的团队就准备好在 TruTrip 开始企业旅行。
2.组织和账单设置
如果您还没有这样做，您可以访问 https://app.trutrip.co/company/profile 并更新基本信息，例如您的公司名称、徽标和颜色。
2.1.设置您的公司实体和发票配置文件
在您进行任何预订之前，您的实体和发票配置文件至关重要。前往 https://app.trutrip.co/v2/company/invoice-profile 并确保添加您的主要商业实体以便正确开具发票。
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2.2.设置您的支付方式和工作流程
没有支付方式，您将无法进行任何预订。前往 https://app.trutrip.co/payment-billing/payment-method - 您可以设置存款账户以进行充值、添加支付卡，或请求信用支付作为支付方式。
一旦设置完成，您可以将它们分配给您的用户/组，以便顺利预订。有关更多信息，请参阅 这篇帮助文章。
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2.3.设置您的汇总发票计划
对于付款合并和开票，
汇总发票
非常强大。您可以基本上设置定期发送的汇总发票给您的财务团队，包括包含所有交易的详细 CSV 文件。
您可以从这里设置： https://app.trutrip.co/company/summary-invoices
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3.人员和访问管理
系统运行在三种不同的角色上：管理员、经理和旅行者。在邀请所有用户之前，了解如何将团队组织成不同的组并分配正确的角色是很重要的。
3.1 组织您的团队成员围绕小组
尤其在较大的组织中， 团队 是所有事情汇聚的地方。组用于分配：
- 正确的审批工作流程和合适的审批人分配给合适的人
- 正确的旅行政策
- 简化您的支付工作流程
从群组页面设置您的群组： https://app.trutrip.co/people/groups
重要文章：
3.2 添加团队成员并将他们分配到组中
一旦您的群组被定义，您就可以开始将用户添加到平台并将他们组织到群组中。您可以简单地先添加所有用户，然后在需要时再向他们发送邀请。
重要文章：
4.旅行运营与治理
最后但同样重要的是，您需要定义 如何 让您的团队成员预订和组织旅行。旅游运营由许多组成部分构成，我们非常乐意帮助您入门，因此请随时与我们联系，提出任何问题。
旅行运营由几个核心组成部分构成：您最低的逻辑票价配置，
4.1 配置您的最低逻辑票价（LLF）和公司费率
最低逻辑票价（LLF）是TruTrip在成本控制与旅客灵活性之间取得平衡的一种方式。它帮助引导旅行者选择成本效益高的选项，同时在时间、路线或舒适度重要时仍然提供合理的替代方案。在基本层面上，LLF 比较预订时可用的选项，并突出显示何时存在更便宜的合理替代方案。您可以根据贵公司的旅行文化控制此比较的严格程度或灵活性。
除了 LLF，您还可以添加协商的企业酒店价格。这些费率将在搜索结果中优先显示，并帮助确保您的旅客看到您组织提供的最佳可用优惠。
您可以从默认的 LLF 设置和没有企业费率开始，随着您了解自己的预订模式，逐步完善这些设置。
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4.2 设置您的旅行政策
旅行政策定义了预订应如何进行的规则和指南。他们控制诸如舱位等级、酒店星级评定、提前预订要求，以及某些选项是否需要批准等事项。
政策可以简单或详细，随您喜欢。许多公司开始时采用单一、轻量级的政策，并在其旅行量增长后逐步引入更高级的规则。
政策通常在集团层面分配，这允许不同的团队或部门在需要时遵循不同的规则。
精心设计的政策帮助旅行者自信地预订，同时为管理员提供支出可见性和控制权。
4.3 您的审批工作流程
审批工作流程定义了何时需要批准预订以及谁需要批准它。这可以从完全没有审批，到简单的单一审批流程，再到更高级的基于规则或多步骤的审批。批准与您的组、政策和 LLF 设置密切相关。例如，超出政策或LLF阈值的预订可以自动触发审批。
您可以配置审批以平衡速度和控制。有些公司只批准例外情况，而其他公司则要求对所有预订或特定旅行类型进行批准。
建议从一个简单的审批设置开始，并在您的团队积极预订后根据需要进行调整。
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