如何使用预算

1. 预算的工作原理

预算允许您为旅行设置特定的支出限额。预算可以分配给项目、部门、用户、群组或发票配置文件。

预算让您的财务和差旅经理能够实时了解差旅支出情况，并在超出限额之前发出警报。

1.1 预算的典型用途

• 为团队、部门或项目设定差旅支出限额
• 实时监控支出与分配金额的对比
• 在预算超支前接收主动提醒
• 导出可审计的支出报告以供财务审核
• 同时跟踪跨多个业务维度的支出

2.设置预算报告

只有超级管理员才能创建和编辑预算。要开始使用，请导航至预算管理，然后单击创建预算。

2.1 设置基本信息

• 预算名称
• 预算周期：预算可以按月、按季度、按年或一次性重置。
  请注意，一次性预算始终需要设置结束日期。
• 预算金额：输入每个周期的默认支出限额。预算以贵公司的报告货币设置。请注意，预算也可以稍后按周期进行编辑。
• 预算分配方法：有两种方法可以将交易分配到预算：
  • 基于交易日期（预订付款日期）
  • 基于行程开始日期（航班/酒店入住开始日期）。

2.2 设置交易筛选器

通过添加一个或多个筛选条件，定义哪些预订应计入此预算。至少需要一个筛选条件。

• 自定义字段
  按自定义字段值（例如成本中心或项目代码）进行筛选。
  仅支持下拉列表类型自定义字段。自由文本字段不能用作预算条件。
• 发票配置文件
  按特定发票配置文件筛选，以获取在该配置文件下计费的预订。
  添加多个条件时，可以使用 AND 将它们组合起来（预订必须符合所有条件）。

2.3 预算所有者和提醒设置

• 预算负责人
  指定达到消费阈值时接收电子邮件提醒的人员。您只能指定经理或管理员。请注意，管理员始终可以访问所有预算，但除非被指定为预算所有者，否则不会收到任何提醒。
• 设置提醒
  根据设置，将向所有预算所有者发送三种类型的提醒。请注意，预算使用百分比会在每个周期重置。

提醒邮件包含预算名称、周期、预算总额、当前支出、周期剩余时间以及预算详情页面的直接链接。

您还可以通过此交互式演示了解其工作原理

3.了解预算报告视图

3.1 预算报告小部件

在“预算管理”页面中单击任何预算名称，即可打开其详细信息视图。

详情页面顶部的图表显示了您的预算金额（橙色）与预算有效期内的实际支出（青色）。图表分辨率会根据您的预算周期进行调整：

• 月度预算 — 按月显示
• 季度预算 — 按季度显示
• 年度预算 — 按月显示
• 一次性预算 — 根据日期范围动态显示（短期按天显示，长期按月显示）

使用图表上方的期间选项卡或周期选择器在不同的月份或季度之间导航。

3.2 了解交易表

图表下方，您将找到一个表格，其中列出了所选期间内与此预算匹配的所有预订和交易。对于每笔交易，您可以查看：

• 付款日期和预订 ID
• 预订描述（例如航班路线或酒店名称）
• 旅行日期和预订金额
• 发票编号（含下载链接）

您可以按日期范围或预订类型筛选表格，并将数据导出为 CSV 文件以用于财务报告。

在右侧，您将看到按预订类别（航班、酒店和其他）划分的使用情况明细，以及显示预算支出百分比的总体使用情况条。

4.如何编辑或更改预算

4.1 更改默认预算设置

如有需要，您可以随时调整预算的以下组成部分：

• 预算名称/描述
• 筛选条件（自定义字段、发票配置文件）
• 默认预算金额
• 预算所有者和通知设置

注意：预算创建后，预算周期类型和分配方法无法更改。

保存全局配置更改时，所有相关事务将重新计算，这可能需要一些时间。

4.2 更改特定周期的预算金额

对于循环预算，您可以为任何单个周期设置不同的金额，而无需更改所有其他周期的默认值。

1. 点击所选周期的编辑预算。
2. 输入新的预算金额，然后点击保存预算。
系统将弹出确认提示，询问您是否要立即重新计算报告。

即使您之后更改了全局默认值，覆盖的周期金额也将保持不变。

4.3 归档预算

如果不再需要某个预算，您可以从“预算管理”页面将其归档。

• 已归档的预算将移至“已归档”选项卡，并且默认情况下会从活动列表中排除。
• 所有历史支出数据和报告均已保留并可访问。
• 已归档的预算将不再触发警报。
• 归档是永久性的，无法撤销。

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