Cara menggunakan Belanjawan

1. Cara Bajet berfungsi

Bajet membolehkan anda menetapkan had perbelanjaan tertentu untuk perjalanan. Mereka boleh ditugaskan kepada projek, jabatan, pengguna, kumpulan atau profil invois.

Bajet memberikan pengurus kewangan dan perjalanan anda keterlihatan tentang perbelanjaan perjalanan dalam masa nyata dan memaklumkan mereka sebelum had dilampaui.

1.1 Cara bajet biasanya digunakan

• Menetapkan had perbelanjaan perjalanan untuk pasukan, jabatan atau projek
• Memantau perbelanjaan terhadap jumlah yang diperuntukkan dalam masa nyata
• Menerima makluman proaktif sebelum bajet melebihi had
• Mengeksport laporan perbelanjaan yang boleh diaudit untuk semakan kewangan
• Menjejak perbelanjaan merentasi berbilang dimensi perniagaan secara serentak

2. Menyediakan laporan bajet

Hanya pentadbir super sahaja yang boleh mencipta dan mengedit bajet. Untuk bermula, navigasi ke Pengurusan bajet dan klik Cipta bajet.

2.1 Sediakan asas

• Nama bajet
• Keterangan: penerangan satu baris pendek untuk menerangkan tujuan bajet
• Kitaran bajet: bajet boleh ditetapkan semula setiap bulan, setiap suku tahun, setiap tahun atau sekali sahaja.
  Ambil perhatian bahawa bajet sekali sahaja sentiasa memerlukan tarikh tamat.
• Jumlah bajet: Masukkan had perbelanjaan lalai setiap kitaran. Bajet ditetapkan dalam mata wang pelaporan syarikat anda. Ambil perhatian bahawa bajet boleh diedit setiap kitaran kemudian juga.
• Kaedah peruntukan bajet: terdapat dua cara untuk menetapkan transaksi kepada bajet:
  • Berdasarkan tarikh transaksi (bila tempahan dibayar)
  • Berdasarkan tarikh mula perjalanan (bila daftar masuk penerbangan / hotel bermula).

2.2 Menyediakan penapis transaksi

Tentukan tempahan yang perlu dikira untuk bajet ini dengan menambah satu atau lebih kriteria penapis. Sekurang-kurangnya satu penapis diperlukan.

• Medan tersuai
  Tapis mengikut nilai medan tersuai — seperti pusat kos atau kod projek. Hanya medan tersuai jenis lungsur yang disokong. Medan teks bebas tidak boleh digunakan sebagai kriteria bajet.
• Profil invois
  Tapis mengikut profil invois tertentu untuk merekodkan tempahan yang dibilkan di bawah profil tersebut.
  Apabila menambah berbilang kriteria, anda boleh menggabungkannya menggunakan DAN (tempahan mesti sepadan dengan semua kriteria).

2.3 Pemilik belanjawan dan tetapan amaran

• Pemilik bajet
  Tugaskan orang yang menerima makluman e-mel apabila ambang perbelanjaan dicapai. Anda hanya boleh menugaskan pengurus atau pentadbir. Ambil perhatian bahawa pentadbir akan sentiasa mempunyai akses kepada semua bajet, tetapi mereka tidak akan menerima sebarang makluman, melainkan mereka ditugaskan sebagai pemilik bajet.
• Menyediakan makluman
  Terdapat tiga jenis makluman yang tersedia yang akan dihantar kepada semua pemilik bajet berdasarkan persediaan. Ambil perhatian bahawa % kehabisan bajet sentiasa menetapkan semula setiap kitaran.

E-mel amaran termasuk nama bajet, tempoh, jumlah bajet, perbelanjaan semasa, baki masa dalam tempoh tersebut dan pautan terus ke halaman butiran bajet.

Anda juga boleh melihat cara ia berfungsi daripada demo interaktif ini

3. Memahami paparan laporan bajet

3.1 Widget laporan bajet

Klik pada mana-mana nama bajet daripada halaman Pengurusan bajet untuk membuka paparan butirannya.

Carta di bahagian atas halaman butiran menunjukkan jumlah bajet anda (dalam warna oren) berbanding perbelanjaan sebenar (dalam warna biru kehijauan) sepanjang tempoh aktif bajet. Resolusi carta menyesuaikan diri dengan kitaran bajet anda:

• Belanjawan bulanan — dipaparkan setiap bulan
• Belanjawan suku tahunan — dipaparkan setiap suku tahun
• Belanjawan tahunan — dipaparkan setiap bulan dalam tahun tersebut
• Belanjawan sekali sahaja — dipaparkan secara dinamik berdasarkan julat tarikh (setiap hari untuk tempoh yang pendek, setiap bulan untuk tempoh yang lebih lama)

Gunakan tab tempoh atau pemilih kitaran di atas carta untuk menavigasi antara bulan atau suku tahun yang berbeza.

3.2 Memahami jadual transaksi

Di bawah carta, anda akan menemui jadual yang menyenaraikan semua tempahan dan transaksi yang sepadan dengan bajet ini untuk tempoh yang dipilih. Untuk setiap transaksi, anda boleh melihat:

• Tarikh pembayaran dan ID tempahan
• Keterangan tempahan (cth. laluan penerbangan atau nama hotel)
• Tarikh perjalanan dan jumlah tempahan
• Nombor invois (dengan pautan muat turun)

Anda boleh menapis jadual mengikut julat tarikh atau jenis tempahan dan mengeksport data sebagai fail CSV untuk pelaporan kewangan.

Di sebelah kanan, anda akan melihat pecahan penggunaan mengikut kategori tempahan (Penerbangan, Hotel dan Lain-lain) di samping bar penggunaan keseluruhan yang menunjukkan peratusan bajet yang dibelanjakan.

4. Cara Mengedit atau Menukar Bajet

4.1 Menukar tetapan bajet lalai

Jika perlu, anda sentiasa boleh melaraskan komponen bajet berikut:

• Nama / penerangan bajet
• Kriteria penapis (medan tersuai, profil invois)
• Jumlah bajet lalai
• Pemilik bajet dan tetapan pemberitahuan

Nota: Jenis kitaran bajet dan kaedah peruntukan tidak boleh diubah selepas bajet dicipta.

Apabila anda menyimpan perubahan pada konfigurasi global, semua transaksi berkaitan kemudiannya akan dikira semula, yang mungkin mengambil sedikit masa. Bajet akan dikunci untuk penyuntingan sehingga pengiraan semula selesai.

4.2 Menukar jumlah bajet untuk kitaran tertentu

Untuk bajet berulang, anda boleh menetapkan jumlah yang berbeza untuk sebarang tempoh kitaran individu tanpa mengubah tetapan lalai untuk semua tempoh lain.

1. Klik Edit bajet pada kitaran yang dipilih.
2. Masukkan jumlah bajet baharu dan klik Simpan bajet. Gesaan pengesahan akan muncul yang bertanya sama ada anda ingin mengira semula laporan dengan segera.

Amaun kitaran yang diatasi akan kekal tetap walaupun anda menukar lalai global kemudian.

4.3 Mengarkibkan bajet

Jika bajet tidak lagi diperlukan, anda boleh mengarkibkannya daripada halaman Pengurusan bajet.

• Belanjawan yang diarkibkan dipindahkan ke tab Diarkibkan dan dikecualikan daripada senarai aktif secara lalai.
• Semua data dan laporan perbelanjaan sejarah dikekalkan dan kekal boleh diakses.
• Belanjawan yang diarkibkan tidak lagi akan mencetuskan makluman.
• Pengarkiban adalah kekal dan tidak boleh dibuat asal.

⚠️ This article has been automatically translated from English. If there are any differences or inconsistencies, please refer to the English version as the most up-to-date source.