How to use budgets

1. 预算的运作方式

预算允许您为差旅设置具体的支出限额，可分配给项目、部门、用户、群组或发票档案。

预算让您的财务和差旅经理能够实时了解差旅支出情况，并在超出限额前发出预警。

1.1 预算的典型用途

• 为团队、部门或项目设置差旅支出限额
• 实时监控实际支出与预算金额的对比
• 在预算超支前接收主动预警
• 导出可审计的支出报告供财务审查
• 同时跨多个业务维度追踪支出

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2. 设置预算报告

只有超级管理员可以创建和编辑预算。要开始操作，请前往预算管理并点击创建预算。

2.1 基本设置

• 预算名称
• 描述：简短的单行描述，说明预算用途
• 预算周期：预算可按月、季度、年或一次性重置。
  请注意，一次性预算必须设置结束日期。
• 预算金额：输入每个周期的默认支出限额。预算以您公司的报告货币设置。请注意，后续也可以按周期单独编辑预算金额。
• 预算分配方式：有两种将交易分配到预算的方式：
  • 基于交易日期（预订付款时间）
  • 基于行程开始日期（航班或酒店入住开始时间）

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2.2 设置交易筛选条件

通过添加一个或多个筛选条件，定义哪些预订应计入此预算。至少需要一个筛选条件。

• 自定义字段
  按自定义字段值筛选——例如成本中心或项目代码。仅支持下拉类型的自定义字段，自由文本字段不能用作预算条件。
• 发票档案
  按特定发票档案筛选，以捕获在该档案下计费的预订。
  添加多个条件时，可以使用 AND 组合（预订必须满足所有条件）。

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2.3 预算负责人和预警设置

• 预算负责人
  指定当支出达到阈值时接收电子邮件预警的人员。只能指定经理或管理员。请注意，管理员始终可以访问所有预算，但除非被指定为预算负责人，否则不会收到任何预警。
• 设置预警
  共有三种预警类型，将根据设置发送给所有预算负责人。请注意，预算消耗百分比在每个周期开始时会重置。

预警邮件包含预算名称、周期、预算总金额、当前支出、周期剩余时间以及预算详情页面的直接链接。

 

您也可以通过互动演示了解其运作方式。

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3. 理解预算报告视图

3.1 预算报告组件

在"预算管理"页面点击任意预算名称，即可打开其详情视图。

详情页面顶部的图表显示预算金额（橙色）与实际支出（蓝绿色）在预算有效期内的对比情况。图表分辨率根据预算周期自动调整：

• 月度预算——按月显示
• 季度预算——按季度显示
• 年度预算——按年内月份显示
• 一次性预算——根据日期范围动态显示（短周期按天，长周期按月）

使用图表上方的周期标签或周期选择器，可在不同月份或季度之间切换。

3.2 理解交易表格

图表下方是一张表格，列出所选周期内与此预算匹配的所有预订和交易。每笔交易可查看：

• 付款日期和预订编号
• 预订描述（例如航线或酒店名称）
• 行程日期和预订金额
• 发票编号（含下载链接）

您可以按日期范围或预订类型筛选表格，并将数据导出为 CSV 文件供财务报告使用。

右侧将显示按预订类别（机票、酒店及其他）细分的使用情况，以及显示预算已使用百分比的总体使用进度条。

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4. 如何编辑或更改预算

4.1 更改默认预算设置

如有需要，您可以随时调整预算的以下内容：

• 预算名称/描述
• 筛选条件（自定义字段、发票档案）
• 默认预算金额
• 预算负责人和通知设置

注意：预算周期类型和分配方式在预算创建后不可更改。

保存全局配置更改后，所有相关交易将重新计算，可能需要片刻时间。预算在重新计算完成前将锁定编辑。

4.2 更改特定周期的预算金额

对于周期性预算，您可以为任意单个周期设置不同金额，而不影响其他周期的默认值。

1. 点击所选周期上的编辑预算。
2. 输入新的预算金额并点击保存预算。系统将弹出确认提示，询问您是否要立即重新计算报告。

覆盖的周期金额将保持固定，即使您之后更改了全局默认值也不受影响。

4.3 归档预算

如果某个预算不再需要，可以从"预算管理"页面将其归档。

• 归档的预算将移至已归档标签页，默认从活跃列表中排除。
• 所有历史支出数据和报告均保留，仍可访问。
• 归档的预算将不再触发预警。
• 归档操作不可撤销。