Dalam artikel ini:
Bagaimana platform ini disusun
1.1 Penubuhan dan penyediaan bil
1.2 Pengurusan orang dan akses
1.3 Operasi perjalanan dan tadbir urus
Persediaan organisasi dan pengebilan
2.1 Entiti syarikat dan profil invois
2.2 Kaedah pembayaran dan aliran kerja kewangan
2.3 Jadual invois ringkasan
Pengurusan orang dan akses
3.1 Mengatur ahli pasukan dengan kumpulan
3.2 Menambah pengguna dan menetapkan peranan
Operasi perjalanan dan tadbir urus
4.1 Kadar Logik Terendah (LLF) dan kadar korporat
4.2 Dasar perjalanan
4.3 Aliran kerja kelulusan
Selamat datang ke TruTrip.Panduan ini akan membantu anda memahami bagaimana TruTrip disusun dan cara untuk menyediakan akaun anda dengan cara yang jelas dan mudah diurus.
Menetapkan platform pengurusan perjalanan korporat mungkin terasa menakutkan pada awalnya.Terdapat banyak komponen yang boleh disesuaikan untuk memenuhi cara operasi syarikat anda, dari penagihan dan pembayaran kepada pengurusan orang dan dasar perjalanan.Berita baiknya adalah anda tidak perlu mengkonfigurasi semuanya sekaligus.
Kebanyakan pasukan bermula dengan penyediaan yang mudah dan menambah lebih banyak kawalan apabila penggunaan mereka berkembang.Artikel ini memberikan anda titik permulaan yang jelas dan menunjukkan kepada anda ke mana untuk pergi seterusnya.
1.Bagaimana platform ini disusun
TruTrip dibina di sekitar tiga tiang teras.Memahami ini akan membantu anda memutuskan apa yang perlu disediakan terlebih dahulu dan apa yang boleh ditangguhkan.
-
Persediaan organisasi dan penagihan
Ini menentukan bagaimana syarikat anda diwakili dalam TruTrip dan bagaimana pembayaran, invois, dan laporan berfungsi.Mendapatkan ini dengan betul memastikan pengebilan yang bersih, laporan yang tepat, dan operasi kewangan yang lancar. -
Pengurusan orang dan akses
Ini mentakrifkan siapa yang boleh menggunakan TruTrip dan apa yang mereka dibenarkan untuk lakukan.Struktur orang yang jelas memastikan pengguna yang tepat melihat pilihan yang tepat dan bahawa kelulusan serta polisi berfungsi seperti yang diharapkan. -
Operasi perjalanan dan tadbir urus
Ini mentakrifkan bagaimana perjalanan ditempah, diluluskan, dan diuruskan.Ia menggabungkan polisi, kelulusan, kawalan kos, dan sokongan pelancong untuk menyeimbangkan pematuhan, penjimatan, dan pengalaman pelancong.
Setelah anda berjaya menyiapkan ketiga-tiganya, pasukan anda sedia untuk memulakan perjalanan korporat di TruTrip.
2.Pengaturan organisasi dan pengebilan
Jika anda belum melakukannya, anda boleh pergi ke https://app.trutrip.co/company/profile dan mengemas kini maklumat asas seperti nama syarikat anda, logo dan warna.
2.1.Tetapkan entiti syarikat dan profil invois anda
Profil entiti dan invois anda adalah kritikal untuk disediakan sebelum anda boleh membuat sebarang tempahan.Pergi ke https://app.trutrip.co/v2/company/invoice-profile dan pastikan untuk menambah entiti perniagaan utama anda untuk pengebilan yang betul.
Artikel penting untuk disemak:
- Cara untuk menetapkan profil invois anda
- Bagaimana cara kerja pengebilan pelbagai mata wang?
- Mengubah suai fail pdf invois anda
2.2.Menetapkan kaedah pembayaran dan aliran kerja anda
Tanpa kaedah pembayaran, anda tidak akan dapat membuat sebarang tempahan.Pergi ke https://app.trutrip.co/payment-billing/payment-method - Anda boleh sama ada menetapkan jumlah deposit untuk menambah, menambah kad pembayaran, atau meminta pembayaran kredit sebagai kaedah pembayaran.
Setelah disediakan, anda boleh menetapkan mereka kepada pengguna / kumpulan anda untuk tempahan yang lancar. Ketahui lebih lanjut dalam artikel bantuan ini.
Artikel penting untuk disemak:
- Menetapkan kaedah pembayaran kepada pengembara dan kumpulan anda
- Cara untuk menetapkan deposit sebagai kaedah pembayaran
2.3.Tetapkan jadual invois ringkasan anda
Untuk penggabungan pembayaran dan pengebilan,
invois ringkasan
adalah sangat berkuasa. Anda pada dasarnya boleh menetapkan invois ringkasan yang dijadualkan untuk dihantar kepada pasukan kewangan anda, termasuk fail CSV dengan semua transaksi.
Anda boleh menetapkannya dari sini: https://app.trutrip.co/company/summary-invoices
Artikel penting untuk disemak:
- Bagaimana invois ringkasan berfungsi?
- Memahami fail invois ringkasan
- Menggunakan Invois Ringkasan dengan Xero melalui import CSV
3.Pengurusan orang dan akses
Sistem ini beroperasi dengan tiga peranan yang berbeza: Pentadbir, Pengurus, dan Pelancong. Sebelum anda menjemput semua pengguna anda, adalah baik untuk memahami cara mengatur pasukan anda dalam kumpulan yang berbeza dan memberikan peranan yang tepat.
3.1 Mengatur ahli pasukan anda mengikut kumpulan
Terutamanya dalam organisasi yang lebih besar, kumpulan adalah tempat segala-galanya bersatu.Kumpulan digunakan untuk menetapkan:
- Aliran kelulusan yang betul dan pemberi kelulusan yang betul kepada orang yang betul
- Dasar perjalanan yang betul
- Permudahkan aliran kerja pembayaran anda
Tetapkan kumpulan anda dari halaman kumpulan: https://app.trutrip.co/people/groups
Artikel penting:
3.2 Menambah ahli pasukan dan menetapkan mereka kepada kumpulan
Setelah kumpulan anda ditakrifkan, anda boleh mula menambah pengguna ke platform dan mengatur mereka ke dalam kumpulan.Anda boleh menambah semua pengguna terlebih dahulu dan menghantar jemputan kepada mereka kemudian jika perlu.
Artikel penting:
- Apakah peranan dan kebenaran yang berbeza?
- Menjemput pengguna ke syarikat anda
- Menambah pengguna ke syarikat anda
- Mengedit profil ahli pasukan
4.Operasi perjalanan dan tadbir urus
Akhir sekali, anda perlu menentukan bagaimana anda mahu ahli pasukan anda menempah dan mengatur perjalanan.Operasi perjalanan terdiri daripada banyak komponen, kami lebih daripada gembira untuk membantu anda memulakan jadi jangan ragu untuk menghubungi dengan sebarang pertanyaan.
Operasi perjalanan terdiri daripada beberapa komponen teras: konfigurasi tambang logik terendah anda,
4.1 Konfigurasikan Kadar Logik Terendah Anda (LLF) dan kadar korporat
Lowest Logical Fare, atau LLF, adalah cara TruTrip untuk menyeimbangkan kawalan kos dengan fleksibiliti pengembara.Ia membantu membimbing pengembara ke arah pilihan yang kos efektif sambil masih membenarkan alternatif yang munasabah apabila masa, laluan, atau keselesaan menjadi penting.Pada tahap asas, LLF membandingkan pilihan yang tersedia pada masa tempahan dan menonjolkan apabila terdapat alternatif logik yang lebih murah.Anda boleh mengawal sejauh mana ketat atau fleksibel perbandingan ini, bergantung kepada budaya perjalanan syarikat anda.
Selain daripada LLF, anda juga boleh menambah kadar hotel korporat yang dirunding.Kadar ini akan diutamakan dalam hasil carian dan membantu memastikan pengembara anda melihat tawaran terbaik yang tersedia untuk organisasi anda.
Anda boleh memulakan dengan mudah menggunakan tetapan LLF lalai dan tanpa kadar korporat, kemudian memperhalus ini dari semasa ke semasa apabila anda memahami corak tempahan anda.
Artikel penting untuk disemak:
- Memohon dan menambah Kadar Korporat Hotel
- Cara menyesuaikan tetapan Tambang Logik Terendah (LLF) anda
4.2 Menetapkan polisi perjalanan anda
Dasar perjalanan mentakrifkan peraturan dan garis panduan untuk cara tempahan harus dibuat.Mereka mengawal perkara seperti kelas kabin, penarafan bintang hotel, keperluan tempahan awal, dan sama ada pilihan tertentu memerlukan kelulusan.
Dasar boleh menjadi sesederhana atau sedetail yang anda inginkan.Banyak syarikat bermula dengan satu polisi yang ringan dan memperkenalkan peraturan yang lebih maju kemudian apabila jumlah perjalanan mereka meningkat.
Dasar biasanya ditetapkan di peringkat kumpulan, yang membolehkan pasukan atau jabatan yang berbeza mengikuti peraturan yang berbeza jika diperlukan.
Dasar yang direka dengan baik membantu pengembara membuat tempahan dengan yakin sambil memberikan pentadbir keterlihatan dan kawalan ke atas perbelanjaan.
4.3 Aliran kerja kelulusan anda
Aliran kerja kelulusan menentukan bila tempahan memerlukan kelulusan dan siapa yang perlu meluluskannya.Ini boleh merangkumi daripada tiada kelulusan sama sekali, kepada aliran kelulusan tunggal yang mudah, kepada kelulusan berasaskan peraturan yang lebih maju atau kelulusan berbilang langkah.Kelulusan berkait rapat dengan kumpulan anda, dasar, dan tetapan LLF.Sebagai contoh, tempahan yang melebihi dasar atau ambang LLF boleh secara automatik mencetuskan kelulusan.
Anda boleh mengkonfigurasi kelulusan untuk menyeimbangkan kelajuan dan kawalan.Sesetengah syarikat hanya meluluskan pengecualian, manakala yang lain memerlukan kelulusan untuk semua tempahan atau jenis perjalanan tertentu.
Disarankan untuk memulakan dengan pengaturan kelulusan yang mudah dan menyesuaikan mengikut keperluan setelah pasukan anda aktif membuat tempahan.
Artikel penting:
- Apakah semua tetapan kelulusan yang berbeza?
- Menetapkan kelulusan berasaskan peraturan
- Bagaimana aliran kelulusan berfungsi?
- Cara untuk menetapkan pelbagai (dua) kelulusan untuk tempahan