Dalam artikel ini:
Bagaimana platform distrukturkan
1.1 Persediaan organisasi dan pengebilan
1.2 Pengurusan orang dan akses
1.3 Operasi dan tadbir urus perjalanan
Persediaan organisasi dan pengebilan
2.1 Entiti syarikat dan profil invois
2.2 Kaedah pembayaran dan aliran kerja kewangan
2.3 Jadual invois ringkasan
Pengurusan orang dan akses
3.1 Mengatur ahli pasukan dengan kumpulan
3.2 Menambah pengguna dan menugaskan peranan
Operasi dan tadbir urus perjalanan
4.1 Tambang Logik Terendah (LLF) dan korporat kadar
4.2 Dasar perjalanan
4.3 Aliran kerja kelulusan
Selamat datang ke TruTrip. Panduan ini akan membantu anda memahami bagaimana TruTrip distrukturkan dan cara menyediakan akaun anda dengan cara yang jelas dan mudah diurus.
Menyediakan platform pengurusan perjalanan korporat boleh terasa sukar pada mulanya. Terdapat banyak komponen yang boleh disesuaikan agar sesuai dengan cara syarikat anda beroperasi, daripada pengebilan dan pembayaran kepada pengurusan kakitangan dan dasar perjalanan. Berita baiknya ialah anda tidak perlu mengkonfigurasi semuanya sekaligus.
Kebanyakan pasukan bermula dengan persediaan mudah dan lapisan dalam lebih banyak kawalan apabila penggunaannya berkembang. Artikel ini memberi anda titik permulaan yang jelas dan menunjukkan kepada anda ke mana hendak pergi seterusnya.
1. Cara platform distrukturkan
TruTrip dibina di sekitar tiga tonggak teras. Memahami perkara ini akan membantu anda memutuskan apa yang perlu disediakan dahulu dan apa yang boleh menunggu.
-
Persediaan organisasi dan pengebilan
Ini mentakrifkan bagaimana syarikat anda diwakili dalam TruTrip dan bagaimana pembayaran, invois dan pelaporan berfungsi. Menjalankan perkara ini dengan betul memastikan pengebilan yang bersih, pelaporan yang tepat dan operasi kewangan yang lancar. -
Pengurusan orang dan akses
Ini mentakrifkan siapa yang boleh menggunakan TruTrip dan apa yang mereka dibenarkan lakukan. Struktur orang yang jelas memastikan pengguna yang betul melihat pilihan yang betul dan kelulusan serta dasar berfungsi seperti yang dimaksudkan. -
Operasi dan tadbir urus perjalanan
Ini mentakrifkan cara perjalanan ditempah, diluluskan dan diuruskan. Ia menggabungkan dasar, kelulusan, kawalan kos dan sokongan pengembara untuk mengimbangi pematuhan, penjimatan dan pengalaman pengembara.
Setelah anda berjaya menyediakan ketiga-tiganya, pasukan anda bersedia untuk memulakan perjalanan korporat dalam TruTrip.
2. Pengaturan dan persediaan pengebilan
Jika anda belum berbuat demikian, anda boleh pergi ke https://app.trutrip.co/company/profile dan kemas kini asas seperti nama, logo dan warna syarikat anda.
2.1. Sediakan entiti syarikat dan profil invois anda
Entiti dan profil invois anda adalah penting untuk disediakan sebelum anda boleh membuat sebarang tempahan. Pergi ke https://app.trutrip.co/v2/company/invoice-profile dan pastikan anda menambah entiti perniagaan utama anda untuk penginvoisan yang betul.
Artikel penting untuk disemak:
- Cara menyediakan profil invois anda
- Bagaimanakah pengebilan berbilang mata wang berfungsi?
- Menyesuaikan fail pdf invois anda
2.2. Menyediakan kaedah pembayaran dan aliran kerja anda
Tanpa kaedah pembayaran, anda tidak akan dapat membuat sebarang tempahan. Pergi ke https://app.trutrip.co/payment-billing/payment-method - Anda boleh menyediakan akaun deposit untuk menambah nilai, menambah kad pembayaran atau meminta pembayaran kredit sebagai kaedah pembayaran.
Setelah disediakan, anda boleh menetapkannya kepada pengguna/kumpulan anda untuk tempahan yang lancar. Ketahui lebih lanjut dalam artikel bantuan ini.
Artikel penting untuk disemak:
- Memberikan kaedah pembayaran kepada pengembara dan kumpulan anda
- Cara menyediakan deposit sebagai kaedah pembayaran
2.3. Sediakan jadual invois ringkasan anda
Untuk penyatuan pembayaran dan penginvoisan, invois ringkasan sangat berkesan. Anda pada asasnya boleh menyediakan invois ringkasan berjadual untuk dihantar kepada pasukan kewangan anda, termasuk fail CSV terperinci dengan semua transaksi.
Anda boleh menyediakannya dari sini: https://app.trutrip.co/company/summary-invoices
Artikel penting untuk disemak:
- Bagaimanakah invois ringkasan berfungsi?
- Memahami fail invois ringkasan
- Menggunakan Invois Ringkasan dengan Xero melalui import CSV
3. Pengurusan Orang dan Akses
Sistem ini dijalankan dengan tiga peranan berbeza: Pentadbir, Pengurus dan Pengembara. Sebelum anda menjemput semua pengguna anda, adalah baik untuk memahami cara menyusun pasukan anda ke dalam kumpulan, jabatan yang berbeza dan menetapkan peranan yang betul.
3.1 Menyusun ahli pasukan anda mengikut kumpulan dan jabatan.
Terutamanya dalam organisasi yang lebih besar, kumpulan adalah tempat semua peraturan perjalanan digabungkan. Kumpulan digunakan untuk menetapkan:
- Aliran kerja kelulusan yang betul dan pelulus hak kepada orang yang betul
- Dasar perjalanan yang betul
- Selaraskan aliran kerja pembayaran anda
Sediakan kumpulan anda daripada halaman kumpulan: https://app.trutrip.co/people/groups
Artikel penting:
Jabatan digunakan semata-mata untuk tujuan pelaporan. Setiap orang boleh ditugaskan ke jabatan tertentu. Dalam semua laporan (atau integrasi dengan sistem luaran), nama atau kod jabatan akan diberikan kepada pengguna yang betul.
3.2 Menambah ahli pasukan dan menugaskan mereka ke dalam kumpulan
Setelah kumpulan anda ditakrifkan, anda boleh mula menambah pengguna ke platform dan menyusun mereka ke dalam kumpulan. Anda boleh menambah semua pengguna terlebih dahulu dan menghantar jemputan kepada mereka kemudian jika perlu juga.
Artikel penting:
- Apakah peranan dan kebenaran yang berbeza?
- Menjemput pengguna kepada syarikat anda
- Menambah pengguna kepada syarikat anda
- Mengedit profil ahli pasukan
4. Operasi dan tadbir urus perjalanan
Akhir sekali, anda perlu menentukan bagaimana anda mahu ahli pasukan anda menempah dan mengatur perjalanan. Operasi perjalanan terdiri daripada banyak komponen; kami dengan senang hati akan membantu anda bermula, jadi jangan teragak-agak untuk menghubungi anda jika ada pertanyaan.
Operasi perjalanan terdiri daripada beberapa komponen teras: konfigurasi tambang logik terendah anda,
4.1 Konfigurasikan Tambang Logik Terendah (LLF) dan kadar korporat anda
Tambang Logik Terendah, atau LLF, ialah cara TruTrip untuk mengimbangi kawalan kos dengan fleksibiliti pelancong. Ia membantu membimbing pelancong ke arah pilihan yang cekap kos sambil masih membenarkan alternatif yang munasabah apabila masa, laluan atau keselesaan penting. Pada peringkat asas, LLF membandingkan pilihan yang tersedia semasa tempahan dan menyerlahkan apabila terdapat alternatif logik yang lebih murah. Anda boleh mengawal sejauh mana ketat atau fleksibelnya perbandingan ini, bergantung pada budaya perjalanan syarikat anda.
Selain LLF, anda juga boleh menambah kadar hotel korporat yang dirundingkan. Kadar ini akan diutamakan dalam hasil carian dan membantu memastikan pelancong anda melihat tawaran terbaik yang tersedia untuk organisasi anda.
Anda boleh mulakan dengan mudah dengan tetapan LLF lalai dan tiada kadar korporat, kemudian perhalusinya dari semasa ke semasa apabila anda memahami corak tempahan anda.
Artikel penting untuk disemak:
4.2 Menetapkan dasar perjalanan anda
Dasar perjalanan menentukan peraturan dan garis panduan tentang cara tempahan perlu dibuat. Ia mengawal perkara seperti kelas kabin, penarafan bintang hotel, keperluan tempahan awal dan sama ada pilihan tertentu memerlukan kelulusan.
Dasar boleh semudah atau seperinci yang anda suka. Banyak syarikat bermula dengan satu polisi yang ringan dan memperkenalkan peraturan yang lebih lanjut kemudian apabila jumlah perjalanan mereka meningkat.
Polisi biasanya diberikan pada peringkat kumpulan, yang membolehkan pasukan atau jabatan yang berbeza mematuhi peraturan yang berbeza jika perlu.
Dasar yang direka bentuk dengan baik membantu pelancong menempah dengan yakin sambil memberikan pentadbir keterlihatan dan kawalan ke atas perbelanjaan.
4.3 Aliran kerja kelulusan anda
Aliran kerja kelulusan menentukan bila tempahan memerlukan kelulusan dan siapa perlu meluluskannya. Ini boleh terdiri daripada tiada kelulusan langsung, kepada aliran pelulus tunggal yang mudah, kepada kelulusan berasaskan peraturan atau berbilang langkah yang lebih maju. Kelulusan berkait rapat dengan kumpulan, dasar dan tetapan LLF anda. Contohnya, tempahan yang melebihi ambang dasar atau LLF boleh mencetuskan kelulusan secara automatik.
Anda boleh mengkonfigurasi kelulusan untuk mengimbangi kelajuan dan kawalan. Sesetengah syarikat hanya meluluskan pengecualian, manakala yang lain memerlukan kelulusan untuk semua tempahan atau jenis perjalanan tertentu.
Adalah disyorkan untuk bermula dengan persediaan kelulusan yang mudah dan melaraskan mengikut keperluan sebaik sahaja pasukan anda membuat tempahan secara aktif.
Artikel penting:
- Apakah semua tetapan kelulusan yang berbeza?
- Menyediakan kelulusan berasaskan peraturan
- Bagaimanakah aliran kelulusan berfungsi?
- Cara menyediakan berbilang kelulusan (berganda) untuk tempahan
Petua:
- Gunakan fail logo yang bersih. PNG segi empat sama atau landskap pada latar belakang lutsinar berfungsi dengan baik; elakkan logo pada latar belakang berwarna. Semak semula nama, alamat dan maklumat hubungan berdaftar anda, kerana ini mengalir ke invois.
- Sediakan akaun deposit dan kad. Akaun deposit mengendalikan tempahan harian. Kad ini merupakan jaring keselamatan anda untuk perjalanan segera apabila baki deposit anda rendah buat sementara waktu; ia jarang digunakan, tetapi anda pasti gembira kerana ia ada di sana apabila anda memerlukannya. Jika anda ingin menggunakan kredit, kongsikan butiran syarikat anda lebih awal kerana penaja jamin memerlukan masa untuk menyemak.
- Rancang kumpulan anda sebelum anda menjemput sesiapa sahaja. Kumpulan mengawal dasar, kaedah pembayaran dan pelulus; Fikirkan tentang bagaimana pasukan atau entiti anda dibahagikan, kerana itu akan membentuk cara anda menstrukturkan semuanya di hilir.
- Pautan jemputan tamat tempoh selepas 24 jam. Jika seseorang terlepas pautan mereka, anda boleh menghantarnya semula atau mereka boleh menggunakan 'Lupa Kata Laluan' untuk mendapatkan akses. Jika pasukan anda menggunakan Microsoft 365, pertimbangkan untuk menyediakan daftar masuk tunggal untuk menghapuskan sepenuhnya pergeseran log masuk.
- Dasar mudah yang digunakan secara konsisten adalah jauh lebih berkesan daripada dasar kompleks yang tidak diikuti oleh sesiapa pun. Pertimbangkan untuk bermula dengan 'semuanya memerlukan kelulusan' semasa fasa persediaan awal anda — ia memastikan anda sentiasa terkawal semasa anda mempelajari platform ini dan anda boleh melonggarkannya kemudian. Anda juga boleh menambah garis panduan tempahan ringkas yang muncul semasa aliran tempahan (contohnya: 'Sentiasa pilih ekonomi untuk penerbangan domestik di bawah 3 jam'). Ini membantu pelancong membuat keputusan yang betul tanpa perlu menghubungi sesiapa pun. Jika anda belum mempunyai dasar lagi, hubungi kami dan kami akan membantu anda membinanya.
- Selesaikan kumpulan anda sebelum menyediakan kelulusan lanjutan; logik kelulusan dibina di atas struktur kumpulan, jadi jika kumpulan anda belum logik, tangguhkan langkah ini. Sebaik sahaja anda bersedia, anda boleh menyediakan kelulusan berbilang peringkat yang akan dimajukan berdasarkan kos atau jenis perjalanan (contohnya, pengurus barisan meluluskan dahulu, kemudian membiayai melebihi ambang tertentu).
- Tetapan LLF lalai ialah titik permulaan yang baik; ia mengimbangi kos dan kepraktisan, dan kebanyakan syarikat mendapati ia berfungsi dengan baik di luar kotak. Jika kawalan kos menjadi keutamaan, tetapan boleh diperketatkan untuk menonjolkan pilihan yang lebih murah dengan lebih jelas. Ambil perhatian bahawa terdapat satu konfigurasi LLF bagi setiap akaun, jadi ia terpakai merentasi semua kumpulan anda.
- Tambah setiap entiti yang memerlukan invoisnya sendiri; ia tidak perlu berkaitan secara sah. Jika pasukan atau pusat kos yang berbeza memerlukan invois berasingan, hanya tambahkannya sebagai profil berasingan. Pertimbangkan untuk menghidupkan Kelulusan Dinamik Pengembara lebih awal supaya pengembara boleh memilih profil invois mereka sendiri semasa membuat tempahan sementara anda masih memikirkan siapa yang akan pergi ke mana.
⚠️ This article has been automatically translated from English. If there are any differences or inconsistencies, please refer to the English version as the most up-to-date source.