Dalam artikel ini:
Bagaimana platform ini disusun
1.1 Pengaturan organisasi dan penagihan
1.2 Manajemen orang dan akses
1.3 Operasi perjalanan dan tata kelola
Pengaturan organisasi dan penagihan
2.1 Entitas perusahaan dan profil faktur
2.2 Metode pembayaran dan alur kerja keuangan
2.3 Jadwal faktur ringkasan
Manajemen orang dan akses
3.1 Mengorganisir anggota tim dengan kelompok
3.2 Menambahkan pengguna dan menetapkan peran
Operasi perjalanan dan tata kelola
4.1 Tarif Logis Terendah (LLF) dan tarif korporat
4.2 Kebijakan perjalanan
4.3 Alur persetujuan
Selamat datang di TruTrip.Panduan ini akan membantu Anda memahami bagaimana TruTrip disusun dan bagaimana cara mengatur akun Anda dengan cara yang jelas dan mudah dikelola.
Mendirikan platform manajemen perjalanan korporat mungkin terasa menakutkan pada awalnya.Ada banyak komponen yang dapat disesuaikan untuk memenuhi cara perusahaan Anda beroperasi, mulai dari penagihan dan pembayaran hingga manajemen orang dan kebijakan perjalanan.Kabar baiknya adalah Anda tidak perlu mengonfigurasi semuanya sekaligus.
Sebagian besar tim memulai dengan pengaturan yang sederhana dan menambahkan lebih banyak kontrol seiring dengan pertumbuhan penggunaan mereka.Artikel ini memberikan Anda titik awal yang jelas dan menunjukkan ke mana harus pergi selanjutnya.
1.Bagaimana platform ini disusun
TruTrip dibangun di sekitar tiga pilar inti.Memahami ini akan membantu Anda memutuskan apa yang harus disiapkan terlebih dahulu dan apa yang bisa ditunggu.
-
Pengaturan organisasi dan penagihan
Ini mendefinisikan bagaimana perusahaan Anda diwakili di TruTrip dan bagaimana pembayaran, faktur, dan pelaporan bekerja.Mendapatkan ini dengan benar memastikan penagihan yang bersih, pelaporan yang akurat, dan operasi keuangan yang lancar. -
Manajemen orang dan akses
Ini mendefinisikan siapa yang dapat menggunakan TruTrip dan apa yang diizinkan untuk mereka lakukan.Struktur orang yang jelas memastikan pengguna yang tepat melihat opsi yang tepat dan bahwa persetujuan serta kebijakan berfungsi sebagaimana mestinya. -
Operasi perjalanan dan tata kelola
Ini mendefinisikan bagaimana perjalanan dipesan, disetujui, dan dikelola.Ini menggabungkan kebijakan, persetujuan, pengendalian biaya, dan dukungan pelancong untuk menyeimbangkan kepatuhan, penghematan, dan pengalaman pelancong.
Setelah Anda berhasil mengatur ketiganya, tim Anda siap untuk memulai perjalanan korporat di TruTrip.
2 Pengaturan organisasi dan penagihan
Jika Anda belum melakukannya, Anda dapat pergi ke https://app.trutrip.co/company/profile dan memperbarui informasi dasar seperti nama perusahaan, logo, dan warna.
2.1.Atur entitas perusahaan dan profil faktur
Entitas dan profil faktur Anda sangat penting untuk disiapkan sebelum Anda dapat melakukan pemesanan.Kunjungi https://app.trutrip.co/v2/company/invoice-profile dan pastikan untuk menambahkan entitas bisnis utama Anda untuk penagihan yang tepat.
Artikel penting untuk ditinjau:
- Cara mengatur profil faktur Anda
- Bagaimana cara kerja penagihan multi-mata uang?
- Menyesuaikan file pdf faktur Anda
2.2.Menyiapkan metode pembayaran dan alur kerja Anda
Tanpa metode pembayaran, Anda tidak akan dapat melakukan pemesanan apa pun.Kunjungi https://app.trutrip.co/payment-billing/payment-method - Anda dapat mengatur jumlah deposit untuk mengisi ulang, menambahkan kartu pembayaran, atau meminta pembayaran kredit sebagai metode pembayaran.
Setelah disiapkan, Anda dapat menetapkannya kepada pengguna / grup Anda untuk pemesanan yang lancar. Pelajari lebih lanjut di artikel bantuan ini.
Artikel penting untuk ditinjau:
- Menetapkan metode pembayaran untuk pelancong dan kelompok Anda
- Cara mengatur deposit sebagai metode pembayaran
2.3.Atur jadwal faktur ringkasan Anda
Untuk konsolidasi pembayaran dan penagihan,
faktur ringkasan
sangatlah kuat. Anda pada dasarnya dapat mengatur faktur ringkasan terjadwal untuk dikirim ke tim keuangan Anda, termasuk file CSV dengan semua transaksi.
Anda dapat mengaturnya dari sini: https://app.trutrip.co/company/summary-invoices
Artikel penting untuk ditinjau:
- Bagaimana cara kerja faktur ringkasan?
- Memahami berkas faktur ringkasan
- Menggunakan Faktur Ringkasan dengan Xero melalui impor CSV
3.Manajemen orang dan akses
Sistem ini berjalan dengan tiga peran berbeda: Admin, Manajer, dan Pelancong. Sebelum Anda mengundang semua pengguna Anda, ada baiknya untuk memahami cara mengorganisir tim Anda dalam kelompok yang berbeda dan menetapkan peran yang tepat.
3.1 Mengorganisir anggota tim Anda di sekitar kelompok
Terutama di organisasi yang lebih besar, grup adalah tempat di mana semuanya berkumpul.Grup digunakan untuk menetapkan:
- Alur persetujuan yang tepat dan pemberi persetujuan yang tepat kepada orang yang tepat
- Kebijakan perjalanan yang benar
- Permudah alur kerja pembayaran Anda
Atur grup Anda dari halaman grup: https://app.trutrip.co/people/groups
Artikel penting:
3.2 Menambahkan anggota tim dan menetapkan mereka ke grup
Setelah grup Anda ditentukan, Anda dapat mulai menambahkan pengguna ke platform dan mengorganisir mereka ke dalam grup.Anda dapat dengan mudah menambahkan semua pengguna terlebih dahulu dan mengirimkan undangan kepada mereka nanti jika diperlukan.
Artikel penting:
- Apa saja peran dan izin yang berbeda?
- Mengundang pengguna ke perusahaan Anda
- Menambahkan pengguna ke perusahaan Anda
- Mengedit profil anggota tim
4.Operasi perjalanan dan tata kelola
Terakhir tetapi tidak kalah penting, Anda perlu mendefinisikan bagaimana Anda ingin anggota tim Anda memesan dan mengatur perjalanan.Operasi perjalanan terdiri dari banyak komponen, kami lebih dari senang untuk membantu Anda memulai, jadi jangan ragu untuk menghubungi kami dengan pertanyaan apa pun.
Operasi perjalanan terdiri dari beberapa komponen inti: konfigurasi tarif logis terendah Anda,
4.1 Konfigurasikan Tarif Logis Terendah Anda (LLF) dan tarif perusahaan
Tarif Logis Terendah, atau LLF, adalah cara TruTrip untuk menyeimbangkan pengendalian biaya dengan fleksibilitas pelancong.Ini membantu membimbing para pelancong menuju opsi yang efisien biaya sambil tetap memungkinkan alternatif yang wajar ketika waktu, rute, atau kenyamanan menjadi penting.Pada tingkat dasar, LLF membandingkan opsi yang tersedia pada saat pemesanan dan menyoroti ketika alternatif logis yang lebih murah ada.Anda dapat mengontrol seberapa ketat atau fleksibel perbandingan ini, tergantung pada budaya perjalanan perusahaan Anda.
Selain LLF, Anda juga dapat menambahkan tarif hotel korporat yang dinegosiasikan.Tarif ini akan diprioritaskan dalam hasil pencarian dan membantu memastikan para pelancong Anda melihat penawaran terbaik yang tersedia untuk organisasi Anda.
Anda dapat memulai dengan sederhana menggunakan pengaturan LLF default dan tanpa tarif korporat, kemudian menyempurnakannya seiring waktu saat Anda memahami pola pemesanan Anda.
Artikel penting untuk ditinjau:
- Meminta dan menambahkan Tarif Korporat Hotel
- Cara menyesuaikan pengaturan Tarif Logis Terendah (LLF) Anda
4.2 Menetapkan kebijakan perjalanan Anda
Kebijakan perjalanan mendefinisikan aturan dan pedoman tentang bagaimana pemesanan harus dilakukan.Mereka mengontrol hal-hal seperti kelas kabin, peringkat bintang hotel, persyaratan pemesanan di muka, dan apakah opsi tertentu memerlukan persetujuan.
Kebijakan dapat sesederhana atau sedetail yang Anda inginkan.Banyak perusahaan memulai dengan satu kebijakan ringan dan memperkenalkan aturan yang lebih canggih kemudian saat volume perjalanan mereka meningkat.
Kebijakan biasanya ditetapkan di tingkat grup, yang memungkinkan tim atau departemen yang berbeda untuk mengikuti aturan yang berbeda sesuai kebutuhan.
Kebijakan yang dirancang dengan baik membantu para pelancong memesan dengan percaya diri sambil memberikan admin visibilitas dan kontrol atas pengeluaran.
4.3 Alur kerja persetujuan Anda
Alur kerja persetujuan menentukan kapan sebuah pemesanan memerlukan persetujuan dan siapa yang perlu menyetujuinya.Ini dapat berkisar dari tidak ada persetujuan sama sekali, hingga alur persetujuan tunggal yang sederhana, hingga persetujuan berbasis aturan yang lebih canggih atau persetujuan multi langkah.Persetujuan sangat terkait dengan grup Anda, kebijakan, dan pengaturan LLF.Sebagai contoh, pemesanan yang melebihi kebijakan atau ambang batas LLF dapat secara otomatis memicu persetujuan.
Anda dapat mengonfigurasi persetujuan untuk menyeimbangkan kecepatan dan kontrol.Beberapa perusahaan hanya menyetujui pengecualian, sementara yang lain memerlukan persetujuan untuk semua pemesanan atau jenis perjalanan tertentu.
Disarankan untuk memulai dengan pengaturan persetujuan yang sederhana dan menyesuaikan sesuai kebutuhan setelah tim Anda aktif melakukan pemesanan.
Artikel penting:
- Apa saja pengaturan persetujuan yang berbeda?
- Mengatur persetujuan berbasis aturan
- Bagaimana cara kerja alur persetujuan?
- Cara mengatur beberapa (ganda) persetujuan untuk sebuah pemesanan