Dalam artikel ini:
- Memulai
- Kebijakan penerbangan
- Kebijakan akomodasi
- Kebijakan kereta
- Menetapkan kebijakan kepada traveller dan grup
1. Memulai
Kebijakan adalah seperangkat aturan yang mendefinisikan bagaimana traveller Anda dapat mencari dan memesan perjalanan — mencakup berapa yang dapat mereka keluarkan, opsi mana yang memerlukan persetujuan, dan opsi mana yang disembunyikan dari pencarian sepenuhnya. Kebijakan perjalanan yang dirancang dengan baik menyeimbangkan pengendalian biaya dengan kesejahteraan traveller.
💡 Catatan: Hanya super-admin yang dapat membuat dan mengedit kebijakan di organisasi Anda.
1.1 Sebelum Anda mulai
Sebelum menyiapkan kebijakan, pastikan hal-hal berikut sudah ada:
- Minimal satu grup dengan pengguna yang sudah ditambahkan dan manajer yang sudah ditetapkan. Tanpa manajer, tidak ada yang dapat menyetujui permintaan pemesanan.
- Struktur kebijakan Anda sudah direncanakan — putuskan apakah Anda memerlukan satu kebijakan untuk semua orang atau kebijakan terpisah untuk tim atau tingkat senioritas yang berbeda.
- Pengguna atau grup sudah siap untuk ditetapkan ke kebijakan setelah dibuat.
Setelah kebijakan ditetapkan ke suatu grup, setiap traveller dalam grup tersebut secara otomatis mengikutinya saat memesan.
Untuk membuat kebijakan baru atau mengedit yang sudah ada, navigasi ke Kelola → Kebijakan & Aturan dan klik Tambah untuk membuat kebijakan baru, atau klik nama kebijakan yang sudah ada untuk membukanya.
2. Kebijakan penerbangan
Kebijakan penerbangan mengontrol apa yang dilihat dan dapat dipesan oleh traveller Anda saat mencari penerbangan. Beberapa pengaturan memengaruhi alur persetujuan; yang lain berfungsi sebagai filter yang mencegah penerbangan tertentu muncul di hasil pencarian sama sekali.
2.1 Selalu memerlukan persetujuan
Ketika Selalu memerlukan persetujuan diaktifkan, traveller tidak dapat memesan penerbangan apa pun secara langsung. Setiap pilihan memicu permintaan persetujuan kepada manajer mereka. Setelah manajer menyetujui, pemesanan dikonfirmasi dan ditagih.
Nonaktifkan ini jika Anda ingin persetujuan hanya dipicu ketika tarif melebihi ambang batas yang ditentukan.
💡 Catatan: Pengecualian penerbangan tidak dapat dibuat jika Selalu memerlukan persetujuan diaktifkan untuk kebijakan utama.
2.2 Batas tarif
Di bawah Batas tarif, Anda memilih bagaimana sistem menentukan batas anggaran penerbangan Anda. Ada dua pendekatan:
Dinamis (berdasarkan Harga Acuan) — Sistem menghitung batas anggaran secara real time, berdasarkan harga median dari tarif logis terendah yang tersedia untuk setiap pencarian spesifik. Ambang batas ditetapkan sebagai persentase di atas median tersebut.
Tetap — Anda menentukan jumlah uang tetap. Tarif di atas jumlah tersebut memerlukan persetujuan atau disembunyikan dari pencarian.
Hanya satu metode yang dapat aktif pada satu waktu. Pilih tombol radio di samping pendekatan yang Anda inginkan untuk mengaktifkannya.
2.3 Batas tarif dinamis (berdasarkan Harga Acuan)
Pendekatan dinamis menetapkan batas anggaran berdasarkan harga penerbangan aktual untuk rute tertentu pada tanggal tertentu — bukan angka yang ditetapkan berminggu-minggu atau berbulan-bulan sebelumnya. Ketika traveller mencari, sistem menghitung Harga Acuan: harga median dari hasil teratas yang difilter ke tarif logis terendah untuk rute tersebut. Ambang persetujuan dan penyembunyian Anda kemudian diterapkan sebagai persentase di atas median tersebut.
Ini cocok untuk perusahaan yang traveller-nya memesan rute dengan harga bervariasi, atau di mana batas tetap cenderung terlalu ketat di beberapa rute dan terlalu longgar di rute lain.
Untuk mengonfigurasi batas tarif dinamis:
- Pilih Dinamis (berdasarkan Harga Acuan) di bawah Batas tarif.
- Di Memerlukan persetujuan di atas, masukkan persentase di atas Harga Acuan yang seharusnya memicu permintaan persetujuan.
- Opsional, masukkan persentase di Sembunyikan dari pencarian di atas untuk tarif yang tidak boleh muncul di hasil pencarian sama sekali. Biarkan kosong jika Anda hanya ingin memerlukan persetujuan, bukan menyembunyikan hasil apa pun.
Baris ringkasan di bawah kolom menunjukkan cara pengaturan Anda diterapkan. Misalnya, dengan ambang persetujuan 10% dan tanpa batas penyembunyian:
- Tidak memerlukan persetujuan: Di bawah +10% dari Harga Acuan
- Memerlukan persetujuan: Sama dengan atau di atas +10% dari Harga Acuan
- Disembunyikan dari pencarian: Tidak berlaku
💡 Catatan: Kolom Memerlukan persetujuan di atas wajib diisi. Jika Anda menetapkan ambang Sembunyikan dari pencarian di atas, nilainya harus lebih tinggi dari ambang persetujuan — Anda tidak dapat menyembunyikan tarif pada persentase yang lebih rendah dari ambang persetujuan.
📋 Contoh: Perusahaan Anda menetapkan ambang persetujuan 10% dan ambang penyembunyian 40%. Seorang traveller mencari penerbangan dari Singapura ke Jakarta. Sistem menghitung Harga Acuan sebesar SGD 220 untuk rute dan tanggal tersebut. Tarif hingga SGD 242 (220 × 1,10) dapat dipesan bebas. Tarif antara SGD 243 dan SGD 308 (220 × 1,40) memerlukan persetujuan manajer. Tarif di atas SGD 308 disembunyikan dari pencarian sepenuhnya.
2.4 Batas tarif tetap
Pendekatan tetap memungkinkan Anda menetapkan batas uang tertentu. Tarif apa pun di atas jumlah yang Anda tentukan memerlukan persetujuan atau disembunyikan dari pencarian, terlepas dari harga pasar pada hari pemesanan.
Untuk mengonfigurasi:
- Pilih Tetap di bawah Batas tarif.
- Pilih mata uang Anda dan masukkan ambang batas di kolom Memerlukan persetujuan di atas.
- Opsional, masukkan jumlah yang lebih tinggi di Sembunyikan dari pencarian di atas.
Kami menerapkan ambang batas ini secara berbeda untuk penerbangan pulang-pergi dan satu arah. Tabel ringkasan di bawah kolom menunjukkan batas efektif untuk masing-masing:
- Penerbangan pulang-pergi menggunakan tarif pulang-pergi penuh.
- Penerbangan satu arah menggunakan setengah dari jumlah yang dimasukkan sebagai ambang efektif.
📋 Contoh: Anda menetapkan ambang persetujuan tetap sebesar SGD 1.000 tanpa batas penyembunyian. Penerbangan pulang-pergi di bawah SGD 1.000 dapat dipesan bebas. Penerbangan pulang-pergi sebesar atau di atas SGD 1.000 memerlukan persetujuan. Untuk penerbangan satu arah, ambangnya adalah SGD 500 — tarif satu arah sebesar atau di atas SGD 500 memerlukan persetujuan.
2.5 Jendela pemesanan
Aktifkan toggle Jendela pemesanan untuk mewajibkan traveller memesan minimal beberapa hari sebelum tanggal keberangkatan. Masukkan jumlah hari di kolom Memerlukan persetujuan untuk permintaan kurang dari __ hari sebelum tanggal perjalanan.
Pemesanan yang dilakukan dalam jendela ini akan memerlukan persetujuan manajer, meskipun tarifnya dalam batas tarif yang ditentukan.
📋 Contoh: Anda menetapkan jendela pemesanan 5 hari. Amy mencari penerbangan pada Senin 2 Juni dengan keberangkatan pada Kamis 5 Juni — hanya 3 hari lagi. Meskipun tarifnya jauh dalam kebijakan, pemesanan Amy akan dikirim untuk persetujuan sebelum dikonfirmasi.
2.6 Kelas kabin
Aktifkan Kelas kabin untuk membatasi kelas kabin yang dapat dipesan oleh traveller Anda. Saat aktif, traveller hanya dapat memilih dan memesan penerbangan di kelas kabin yang diizinkan. Penerbangan di kelas kabin lain tidak akan tersedia untuk dipesan.
Kelas yang tersedia: Ekonomi, Premium Ekonomi, Bisnis, Kelas Satu.
2.7 Jenis maskapai
Tentukan apakah Anda ingin maskapai bertarif rendah (low cost carrier) disertakan, atau dikecualikan dari pencarian (atau memerlukan persetujuan khusus).
2.8 Kecualikan maskapai
Aktifkan untuk mengecualikan maskapai guna mencegah maskapai tertentu muncul di hasil pencarian traveller Anda. Penerbangan yang dioperasikan oleh maskapai yang dikecualikan akan disembunyikan dari pencarian sepenuhnya.
Untuk menambahkan pengecualian, klik + Tambah pengecualian. Setiap pengecualian dapat mencakup kondisi seperti durasi penerbangan, jenis perjalanan, atau rute, beserta aturan batas tarif dan kelas kabin tersendiri.
Ketika pencarian traveller cocok dengan kondisi pengecualian, aturan tersebut menggantikan kebijakan utama untuk pencarian tersebut.
💡 Catatan: Pengecualian dievaluasi secara berurutan. Jika pencarian traveller cocok dengan lebih dari satu pengecualian, pengecualian pertama yang cocok yang diterapkan. Tinjau urutan pengecualian Anda jika ada kondisi yang tumpang tindih.
📋 Contoh: Sebuah perusahaan menetapkan pengecualian untuk penerbangan internasional lebih dari 8 jam dari Singapura ke Amsterdam. Untuk pemesanan tersebut: Kelas Satu diizinkan, ambang persetujuan dinaikkan menjadi SGD 5.000, dan tarif di atas SGD 10.000 disembunyikan dari pencarian.
3. Kebijakan akomodasi
Kebijakan akomodasi bekerja dengan cara yang sama seperti kebijakan penerbangan, dengan beberapa perbedaan: alih-alih filter maskapai, Anda memiliki kontrol khusus hotel seperti bintang, skor ulasan, dan jenis akomodasi. Ambang anggaran didasarkan pada tarif kamar per malam, bukan total tarif.
3.1 Selalu memerlukan persetujuan
Ketika diaktifkan, setiap pemesanan akomodasi — terlepas dari tarif per malam — dikirim untuk persetujuan manajer sebelum dikonfirmasi. Pengaturan batas tarif masih mengontrol apa yang disembunyikan dari pencarian.
3.2 Batas tarif
Seperti penerbangan, Anda memilih antara Dinamis (berdasarkan Harga Acuan) dan batas tarif Tetap untuk akomodasi. Hanya satu yang dapat aktif pada satu waktu.
3.3 Batas tarif dinamis (berdasarkan Harga Acuan)
Ketika batas tarif dinamis aktif untuk akomodasi, sistem menghitung Harga Acuan untuk setiap pencarian hotel — tarif per malam median dari hasil teratas untuk kota dan tanggal tersebut, difilter ke pengaturan kualitas hotel pilihan perusahaan Anda. Ambang batas Anda diterapkan sebagai persentase di atas median ini.
Ini cocok untuk perusahaan yang traveller-nya mengunjungi kota-kota dengan tingkat harga yang sangat berbeda, di mana satu batas per malam akan terlalu membatasi di pasar mahal atau terlalu longgar di pasar yang lebih terjangkau.
Untuk mengonfigurasi:
- Pilih Dinamis (berdasarkan Harga Acuan) di bawah Batas tarif.
- Masukkan persentase Memerlukan persetujuan di atas — titik di atas Harga Acuan di mana hotel memerlukan persetujuan sebelum dipesan.
- Opsional, masukkan persentase Sembunyikan dari pencarian di atas untuk hotel yang tidak boleh muncul di hasil sama sekali.
📋 Contoh: Perusahaan Rina menetapkan ambang persetujuan 20% dan ambang penyembunyian 50% untuk akomodasi. Ia mencari hotel di Singapura untuk menginap dua malam. Sistem menghitung Harga Acuan sebesar SGD 298 per malam. Hotel hingga SGD 357 per malam sesuai kebijakan dan dapat dipesan langsung. Hotel antara SGD 358 dan SGD 447 memerlukan persetujuan. Hotel di atas SGD 447 disembunyikan. Minggu berikutnya, Rina mencari Kuala Lumpur — sistem menghitung ulang Harga Acuan baru berdasarkan tarif KL, sehingga ia melihat batas yang sepenuhnya berbeda yang mencerminkan kondisi pasar lokal.
3.4 Batas tarif tetap
Pilih Tetap untuk menentukan batas tarif per malam tertentu. Traveller dapat langsung memesan hotel di bawah jumlah ini. Hotel pada atau di atas ambang batas memerlukan persetujuan atau disembunyikan, tergantung pada cara Anda mengonfigurasi kedua ambang batas tersebut.
3.5 Jendela pemesanan
Bekerja identik dengan jendela pemesanan penerbangan. Ketika diaktifkan, pemesanan akomodasi yang dilakukan dalam jumlah hari yang ditentukan sebelum check-in akan memerlukan persetujuan manajer, meskipun tarif per malamnya dalam kebijakan.
3.6 Durasi pemesanan
Tetapkan jumlah malam maksimum yang dapat dipesan tanpa persetujuan. Penginapan yang melebihi ambang ini akan memerlukan persetujuan manajer sebelum dikonfirmasi.
📋 Contoh: Anda menetapkan durasi pemesanan maksimum 5 malam. Traveller yang mencoba memesan hotel 7 malam akan diminta untuk mendapatkan persetujuan — meskipun tarif per malamnya dalam kebijakan.
3.7 Jenis akomodasi
Gunakan pengaturan ini untuk membatasi atau menyembunyikan jenis akomodasi tertentu dari hasil pencarian. Misalnya, Anda dapat menyembunyikan rumah liburan, apartemen, atau penginapan jika kebijakan Anda mengharuskan traveller menginap hanya di hotel tradisional.
3.8 Malam dalam seminggu
Terapkan persetujuan untuk pemesanan yang mencakup hari-hari tertentu dalam seminggu. Ini berguna jika Anda ingin menandai atau mencegah menginap di akhir pekan — misalnya, mewajibkan persetujuan untuk pemesanan yang mencakup malam Sabtu atau Minggu.
3.9 Skor ulasan
Batasi atau sembunyikan akomodasi yang berada di bawah skor ulasan minimum. Ini direkomendasikan untuk memastikan traveller Anda hanya memesan properti yang memenuhi standar kualitas dasar.
3.10 Bintang hotel
Mirip dengan skor ulasan, tetapi berdasarkan bintang properti, bukan ulasan tamu. Perhatikan bahwa bintang hotel bisa tidak konsisten antar pasar — sistem umumnya merekomendasikan penggunaan skor ulasan sebagai sinyal kualitas yang lebih andal.
3.11 Pengecualian akomodasi
Pengecualian akomodasi mengganti kebijakan hotel utama untuk lokasi tertentu. Kasus penggunaan umum adalah menerapkan batas per malam tetap untuk negara atau kota tertentu — misalnya, membatasi hotel di kota-kota Australia dengan tarif tetap sementara perusahaan lainnya menggunakan batas tarif dinamis.
Klik + Tambah pengecualian, pilih lokasi atau kondisi, dan tentukan batas tarif yang berlaku untuk pencarian tersebut.
💡 Catatan: Ketika pengecualian cocok dengan pencarian traveller, kami menggunakan aturan pengecualian sebagai ganti kebijakan utama — termasuk mengganti batas tarif dinamis dengan batas tetap untuk lokasi tersebut. Indikator anggaran yang ditampilkan dalam hasil pencarian selalu mencerminkan aturan mana yang aktif untuk pencarian spesifik tersebut.
4. Kebijakan kereta
Kebijakan kereta memungkinkan Anda mengontrol persetujuan dan anggaran untuk pemesanan kereta dengan cara yang sama seperti penerbangan dan akomodasi. Menyesuaikan anggaran memengaruhi kelas kursi yang dapat dipilih traveller saat memesan.
4.1 Opsi kebijakan
- Selalu memerlukan persetujuan — setiap pemesanan kereta memerlukan persetujuan manajer sebelum dikonfirmasi.
- Total anggaran kereta — tetapkan ambang persetujuan dan penyembunyian berdasarkan total harga tarif, mirip dengan batas tarif tetap untuk penerbangan.
- Kelas kursi — batasi kelas kursi yang dapat dipilih traveller, mirip dengan kelas kabin untuk penerbangan.
5. Menetapkan kebijakan kepada traveller dan grup
Secara default, kebijakan tidak berpengaruh sampai ditetapkan kepada pengguna. Anda dapat menetapkan kebijakan kepada traveller individu atau seluruh grup.
Untuk menetapkan kebijakan, buka kebijakan dari Kelola → Kebijakan & Aturan dan gunakan bagian Orang dalam kebijakan untuk menambahkan pengguna atau grup.
💡 Catatan: Pengguna hanya dapat ditetapkan ke satu kebijakan pada satu waktu. Jika pengguna termasuk dalam grup yang sudah ditetapkan ke suatu kebijakan, mereka tidak dapat secara individual ditetapkan ke kebijakan yang berbeda. Pindahkan pengguna ke grup yang berbeda terlebih dahulu jika Anda perlu menerapkan kebijakan berbeda kepada mereka.
Anda dapat mempelajari lebih lanjut tentang persetujuan, cara menyiapkan aturan persetujuan lanjutan, termasuk pengaturan multi-persetujuan melalui artikel bantuan ini:
- Apa saja pengaturan persetujuan yang berbeda
- Lebih lanjut tentang cara kerja persetujuan selama pemesanan
- Cara menyiapkan alur kerja persetujuan berbasis aturan atau multi-persetujuan
Anda dapat mempelajari lebih lanjut tentang persetujuan, cara mengatur aturan persetujuan lanjutan, termasuk pengaturan multi-persetujuan melalui artikel bantuan ini:
- Apa saja pengaturan persetujuan yang berbeda
- Lebih lanjut tentang bagaimana proses persetujuan bekerja selama pemesanan
- Cara mengatur alur kerja persetujuan berbasis aturan atau multi-persetujuan