How to use budgets

1. Cara kerja Anggaran

Anggaran memungkinkan Anda menetapkan batas pengeluaran tertentu untuk perjalanan. Anggaran dapat ditetapkan ke proyek, departemen, pengguna, grup, atau profil invoice.

Anggaran memberi manajer keuangan dan perjalanan Anda visibilitas terhadap pengeluaran perjalanan secara real time, dan memberi peringatan sebelum batas terlampaui.

1.1 Cara anggaran biasanya digunakan

• Menetapkan batas pengeluaran perjalanan untuk tim, departemen, atau proyek
• Memantau pengeluaran terhadap jumlah yang dialokasikan secara real time
• Menerima peringatan proaktif sebelum anggaran terlampaui
• Mengekspor laporan pengeluaran yang dapat diaudit untuk tinjauan keuangan
• Melacak pengeluaran di berbagai dimensi bisnis secara bersamaan

---

2. Menyiapkan laporan anggaran

Hanya super-admin yang dapat membuat dan mengedit anggaran. Untuk memulai, navigasi ke Manajemen anggaran dan klik Buat anggaran.

2.1 Siapkan dasar-dasarnya

• Nama anggaran
• Deskripsi: deskripsi satu baris singkat untuk menjelaskan tujuan anggaran
• Siklus anggaran: anggaran dapat direset bulanan, triwulanan, tahunan, atau satu kali.
  Perlu diperhatikan bahwa anggaran satu kali selalu memerlukan tanggal akhir.
• Jumlah anggaran: Masukkan batas pengeluaran default per siklus. Anggaran ditetapkan dalam mata uang pelaporan perusahaan Anda. Perlu diperhatikan bahwa anggaran juga dapat diedit per siklus nantinya.
• Metode alokasi anggaran: ada dua cara untuk menetapkan transaksi ke anggaran:
  • Berdasarkan tanggal transaksi (saat pemesanan dibayar)
  • Berdasarkan tanggal mulai perjalanan (saat penerbangan/check-in hotel dimulai)

---

2.2 Menyiapkan filter transaksi

Tentukan pemesanan mana yang harus dihitung dalam anggaran ini dengan menambahkan satu atau lebih kriteria filter. Minimal satu filter diperlukan.

• Kolom kustom
  Filter berdasarkan nilai kolom kustom — seperti pusat biaya atau kode proyek. Hanya kolom kustom bertipe dropdown yang didukung. Kolom teks bebas tidak dapat digunakan sebagai kriteria anggaran.
• Profil invoice
  Filter berdasarkan profil invoice tertentu untuk menangkap pemesanan yang ditagih di bawah profil tersebut.
  Saat menambahkan beberapa kriteria, Anda dapat menggabungkannya menggunakan AND (pemesanan harus memenuhi semua kriteria).

---

2.3 Pemilik anggaran dan pengaturan peringatan

• Pemilik anggaran
  Tetapkan orang-orang yang menerima peringatan email saat ambang pengeluaran tercapai. Anda hanya dapat menetapkan manajer atau admin. Perlu diperhatikan bahwa admin akan selalu memiliki akses ke semua anggaran, tetapi mereka tidak akan menerima peringatan apa pun kecuali ditetapkan sebagai pemilik anggaran.
• Menyiapkan peringatan
  Ada tiga jenis peringatan yang tersedia yang akan dikirimkan ke semua pemilik anggaran berdasarkan pengaturan. Perlu diperhatikan bahwa persentase kehabisan anggaran selalu direset setiap siklus.

Email peringatan mencakup nama anggaran, periode, jumlah anggaran total, pengeluaran saat ini, sisa waktu dalam periode, dan tautan langsung ke halaman detail anggaran.

 

Anda juga dapat melihat cara kerjanya melalui demo interaktif ini.

---

3. Memahami tampilan laporan anggaran

3.1 Widget laporan anggaran

Klik nama anggaran mana pun dari halaman Manajemen anggaran untuk membuka tampilan detailnya.

Grafik di bagian atas halaman detail menunjukkan jumlah anggaran Anda (oranye) dibandingkan pengeluaran aktual (hijau kebiruan) selama periode aktif anggaran. Resolusi grafik menyesuaikan siklus anggaran Anda:

• Anggaran bulanan — ditampilkan per bulan
• Anggaran triwulanan — ditampilkan per kuartal
• Anggaran tahunan — ditampilkan per bulan dalam tahun tersebut
• Anggaran satu kali — ditampilkan secara dinamis berdasarkan rentang tanggal (per hari untuk periode pendek, per bulan untuk periode lebih panjang)

Gunakan tab periode atau pemilih siklus di atas grafik untuk menavigasi antar bulan atau kuartal yang berbeda.

3.2 Memahami tabel transaksi

Di bawah grafik, Anda akan menemukan tabel yang mencantumkan semua pemesanan dan transaksi yang cocok dengan anggaran ini untuk periode yang dipilih. Untuk setiap transaksi Anda dapat melihat:

• Tanggal pembayaran dan ID pemesanan
• Deskripsi pemesanan (misalnya rute penerbangan atau nama hotel)
• Tanggal perjalanan dan jumlah pemesanan
• Nomor invoice (dengan tautan unduhan)

Anda dapat memfilter tabel berdasarkan rentang tanggal atau jenis pemesanan, dan mengekspor data sebagai file CSV untuk pelaporan keuangan.

Di sisi kanan, Anda akan melihat rincian penggunaan berdasarkan kategori pemesanan (Penerbangan, Hotel, dan Lainnya) beserta bilah penggunaan keseluruhan yang menunjukkan persentase anggaran yang telah digunakan.

---

4. Cara Mengedit atau Mengubah Anggaran

4.1 Mengubah pengaturan anggaran default

Jika diperlukan, Anda selalu dapat menyesuaikan komponen-komponen berikut dari suatu anggaran:

• Nama / deskripsi anggaran
• Kriteria filter (kolom kustom, profil invoice)
• Jumlah anggaran default
• Pemilik anggaran dan pengaturan notifikasi

Catatan: Jenis siklus anggaran dan metode alokasi tidak dapat diubah setelah anggaran dibuat.

Saat Anda menyimpan perubahan pada konfigurasi global, semua transaksi terkait akan dihitung ulang, yang mungkin memerlukan beberapa saat. Anggaran akan terkunci untuk pengeditan hingga penghitungan ulang selesai.

4.2 Mengubah jumlah anggaran untuk siklus tertentu

Untuk anggaran berulang, Anda dapat menetapkan jumlah yang berbeda untuk periode siklus individual mana pun tanpa mengubah default untuk semua periode lainnya.

1. Klik Edit anggaran pada siklus yang dipilih.
2. Masukkan jumlah anggaran baru dan klik Simpan anggaran. Konfirmasi akan muncul menanyakan apakah Anda ingin menghitung ulang laporan segera.

Jumlah siklus yang diganti akan tetap tetap meskipun Anda kemudian mengubah default global.

4.3 Mengarsipkan anggaran

Jika anggaran tidak lagi diperlukan, Anda dapat mengarsipkannya dari halaman Manajemen anggaran.

• Anggaran yang diarsipkan dipindahkan ke tab Diarsipkan dan dikecualikan dari daftar aktif secara default.
• Semua data pengeluaran historis dan laporan tetap disimpan dan dapat diakses.
• Anggaran yang diarsipkan tidak akan lagi memicu peringatan.
• Pengarsipan bersifat permanen dan tidak dapat dibatalkan.